Publicēts pirms 10 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
Uz laiku glabājamos dokumentus institūcija iznīcina, noformējot dokumentu iznīcināšanas aktu, kas tiek saskaņots ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
FOTO: Latvijas Universitātes Preses centrs
Dokumentu noformēšana augstskolās
Kā informē Izglītības kvalitātes valsts dienests (IKVD), tad publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību dažādās institūcijās nosaka MK noteikumi Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi". Līdz ar šiem noteikumiem jebkurai institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot savas darbības dokumentēšanu, sistēmas izveidošanu, kā arī dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā. Termins "institūcija" tiek definēts Arhīvu likuma 1.pantā, kur noteikts, ka šī likuma ietvaros "institūcija" ir ikviena institūcija vai privātpersona, kurai ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras, kā arī valsts vai pašvaldību kapitālsabiedrība, un tās, kurās valstij vai pašvaldībai pieder kapitāla daļas (akcijas). Atbilstoši IKVD teiktajam augstskolu var raksturot kā institūciju šo normatīvo aktu ietvaros.
IKVD informē, ka Arhīvu likuma 4.pantss noteic: institūcijai ir pienākums veikt sava arhīva pārvaldību, nodrošinot dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus (un to termiņus). Vienlaikus arī Arhīva likuma 4.pants paredz, ka dokumentus par izglītojamo personu, tajā skaitā studējošā lietas, glabā 75 gadus.
Studējošais, uzsākot studijas augstskolā vai koledžā, ar konkrēto iestādi slēdz studiju līgumu, kura obligāti ietveramos nosacījumus definē MK noteikumi Nr.70 "Studiju līgumā obligāti ietveramie noteikumi". Šo noteikumu 5.punkts noteic, ka augstskolai vai koledžai ar studējošo jāvienojas par viņa intelektuālā īpašuma, tostarp bakalaura darbu, kursa darbu, izmantošanu.
Savukārt MK noteikumu Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" 112.punkts noteic kārtību uz laiku glabājamo dokumentu iznīcināšanai. Uz laiku glabājamos dokumentus institūcija iznīcina, noformējot dokumentu iznīcināšanas aktu, kas tiek saskaņots ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Arhīvu likuma 4.pants paredz, ka institūcijas vadītājs ir atbildīgs par institūcijas publisko dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu.
Kā norāda IKVD, tad institūcijas pienākums ir arī ievērot Fizisko personu datu aizsardzības likumā noteikto saistībā ar dažādu personas dokumentu izmantošanu. Tas nozīmē, ka iestāde nosaka kārtību, kādā persona var iepazīties ar dažādiem iestādes rīcībā esošiem dokumentiem, kas var būt, piemēram, studentu rakstu darbi, kuriem uz vāka norādīts vārds un uzvārds.
Svarīgākā informācija par studentu – studējošā personas lietā
Augstskolu likuma 46.panta 7.punkts paredz, ka augstskolām un koledžām ir jānoformē katra studējošā personas lieta. Savukārt kārtību, kādā augstskola vai koledža to veic, reglamentē MK noteikumi Nr.203 "Studējošā personas lietas noformēšanas un aktualizēšanas kārtība". To 2.pants paredz, ka studējošā personas lietu izveido pēc personas imatrikulācijas, bet papildina un aktualizē studiju gaitā, kā arī pēc studējošā eksmatrikulācijas. Studējošā personas lietu glabā 75 gadus. Studējošā personas lietas dokumentus augstskola vai koledža var arī uzglabāt arī elektroniskā veidā.
Atbilstoši MK noteikumiem Nr.203 studējošā personas lietā ir atrodami svarīgākie dati par studentu (personas dati, deklarētās dzīvesvietas adrese, informācija par iepriekš iegūto izglītību u.c.), kā arī informācija par studijām (sākot no imatrikulācijas datiem un programmas nosaukuma, beidzot ar vērtējumiem, izsniegtā diploma nosaukums, sērija un numurs un studenta eksmatrikulācijas dati). Augstskolas likuma 46.panta 7.daļa paredz, ka studējošā personas lietai tiek pievienotas arī dažādu dokumentu kopijas, piemēram, vidējo izglītību, iepriekš iegūtu augstāko izglītību apliecinošu dokumentu, pases vai personas apliecības u.c. kopijas. Pie personas lietas ir jāpievieno arī studējošā dokumenti par studiju gaitu, ko sauc par studiju karti.
Augstskola atbilstoši Augstskolu likumā noteiktajiem kritērijiem ir tiesīga izsniegt diplomu, kas apliecina augstākās izglītības iegūšanu, un saskaņā ar Augstskolu likuma 46.panta 7.punktu studējošā lietai jāpievieno arī augstskolas vai koledžas izsniegto izglītības dokumentu kopijas vai noraksti un izsniegto akadēmisko izziņu kopijas.
Tā kā atbilstoši Augstskolu likuma 4.pantam augstskolām ir noteikta autonomija, kas sniedz tām iespēju patstāvīgi noteikt studiju programmu saturu un formas, tad augstskola var arī noteikt dažādu rakstu darbu apjomus, ko studentam jāveic, lai sekmīgi turpinātu mācības, kā arī to formas, piemēram, vai studenti raksta referātus, esejas, noslēguma un kursa darbus.
Augstskolu pieredze izglītības dokumentu glabāšanā
Visi LV portāla aptaujātie augstskolu pārstāvji atzina, ka attiecīgās izglītības iestādes ievēro Arhīvu likuma 4.pantu un bijušo studentu izglītības dokumentus glabā 75 gadus.
Latvijas Universitātes (LU) pārstāve Andra Briekmane informē, ka universitātes studentu izglītību apliecinošie dokumenti, to noraksti un kopijas glabājas LU arhīvā katra bijušā studējošā personas lietā, kas pēc tā eksmatrikulācijas (studiju pārtraukšanas vai pilna kursa apgūšanas) tiek glabāta 75 gadus. Beidzoties glabāšanas laikam, tiek sagatavots norakstīšanas akts un lietas tiek iznīcinātas normatīvajos aktos paredzētā kārtībā.
Kā stāsta A.Briekmane, Latvijas Universitātes arhīvā glabājas dokumenti no 1944.gada beigām. Visi Latvijas brīvvalsts un Otrā pasaules kara perioda dokumenti savulaik tika nodoti Valsts arhīvā. Pagaidām LU arhīvā studentu personu lietu norakstīšana un iznīcināšana vēl nav bijusi, jo glabāšanas termiņš pat visvecākajām lietām vēl nav beidzies.
Savukārt studējošo kursa darbus/referātus, noslēguma darbus uzglabā saskaņā ar LU apstiprināto lietu nomenklatūru, kas nosaka, ka kursa darbu/referātu uzglabāšanas termiņš ir viens gads, bet noslēguma darbu uzglabāšanas termiņš – pieci gadi. Termiņam beidzoties, tiek sagatavots norakstīšanas akts, un dokumenti tiek iznīcināti likumā paredzētā kārtībā.
"Pagaidām LU arhīvā studentu personu lietu norakstīšana un iznīcināšana vēl nav bijusi, jo glabāšanas termiņš pat visvecākajām lietām vēl nav beidzies."
Pēc rakstu darba aizstāvēšanas universitāte cietajos vākos iesieto darba eksemplāru uzglabā saskaņā ar LU lietu nomenklatūru, bet otru eksemplāru atdod studentam. No sekmīgi aizstāvētajiem darbiem LU bibliotēka veido noslēguma darbu bibliogrāfisko datubāzi IS ALEPH sistēmā, nodrošinot bibliogrāfisko aprakstīšanu, klasificēšanu un elektroniskās saites pievienošanu aprakstam. Noslēguma darbu bibliogrāfiskā datubāze ar anotācijām no LU portāla bibliotēkas sadaļas pieejama ikvienam interneta lietotājam IS ALEPH sistēmā. Darbu pilnteksta versijas, izņemot tās, kuras fakultātes dekāns ir atļāvis nepubliskot, ir pieejamas, izmantojot LANET piešķirto lietotājvārdu un paroli.
A.Briekmane norāda, ka visi dokumenti LU glabājas drukātā veidā, izņemot elektroniskos dokumentus, kas tiek saņemti vai nosūtīti ar drošu elektronisko parakstu. Tie glabājas elektroniskā veidā universitātes Lietvedības departamentā un vēlāk atbilstoši LR normatīvajiem aktiem tiks nodoti arhīvā. Savukārt dokumentu sagatavošana, saskaņošana un aprite LU vairumā gadījumu tiek organizēta elektroniski. Papildus Latvijas Universitāte strādā pie dažādu elektronisko dokumentu aprites, glabāšanas, uzskaites un kontroles sistēmu veidošanas un ieviešanas.
Kā informē Rīgas Tehniskās universitātes (RTU) Komunikācijas nodaļas vadītāja p.i. Krišjānis Ozols, RTU Studējošo lietvedības arhīvam nodod ne tikai studējošo lietas, kurās ir diplomu un diplomu pielikumu kopijas, bet arī studējošo neizņemtos diplomus. Arhīvs oriģinālus ieliek studējošā lietā un glabā 75 gadus. Pēc tam visi oriģināli tiek nodoti RTU muzeja rīcībā.
Savukārt studējošo noslēguma darbi RTU (bakalaura, inženiera, maģistra darbi) glabājas 5 gadus pēc studiju beigšanas. Dokumenti atrodas attiecīgā studējošā institūtā, katedrā, filiālē. Visas nopelnītās atzīmes studentiem tiek ievadītas RTU elektroniskajā sistēmā. Sistēma ļauj izsekot konkrēta cilvēka studēšanas procesam, redzēt viņa sekmes, līgumus, rīkojumus utt.
RTU Komunikācijas nodaļas pārstāvis norāda, ka noslēguma darbi tiek elektroniski augšupielādēti sistēmā, kurā tie uzglabājas. Noslēguma darbiem ir speciāla kārtība, kā tos glabāt un kam ir piekļuves tiesības šiem darbiem. Publiski var redzēt tikai darbu anotāciju.
Rīgas Stradiņa universitātes (RSU) Sabiedrisko attiecību nodaļas vadītājs Edijs Šauers stāsta, ka arī RSU pilnu augstākās izglītības ieguvi apliecinošu diplomu kopijas pievieno absolventa personas lietai, kura tiek iznīcināta pēc glabāšanas termiņa beigām. Papildus tam RSU īpašos žurnālos reģistrē izsniegtās apliecības par studiju kursa/moduļa apguvi, kā arī sertifikātus par tālākizglītības apguvi un apliecības par sagatavošanas kursu apmeklēšanu. Šos reģistrus RSU glabā pastāvīgi.
Kā norāda E.Šauers, RSU studējošo kontroldarbi tiek glabāti uz apelācijas laiku, kurš parasti ir trīs darba dienu garš, bet apelācijas sūdzības saņemšanas gadījumā – līdz galīgā lēmuma spēkā stāšanās dienai. Pēc tam tie tiek atdoti studējošajiem. Studējošo aizpildītās diferencētās ieskaites RSU atrodas uz apelācijas laiku un pēc tam tiek iznīcinātas. Pacientu slimības vēstures, protokolus par slimniekiem, esejas, referātus, kopsavilkumus u.tml. studentu darbus RSU glabā līdz studiju kursa apguves beigām un vēl apelācijas laiku – pēc tam arī tos iznīcina. Bakalaura, maģistra un citi noslēguma darbus glabā 75 gadus vai nu RSU bibliotēkā (ja absolventi izteikuši šādu vēlmi vai katedra uzskata darbu par publiskojamu), vai katedrā uz vietas. Nepublisko tos darbus, kuri satur valsts noslēpumu. Pēc glabāšanas termiņa beigām noslēguma darbi tiek iznīcināti.
Izglītības dokumentu uzskaites sistēmas elektroniski šobrīd RSU netiek lietotas. Tomēr universitāte apsver nākotnes iespēju glabāt noslēguma darbus arī elektroniski, veidojot datubāzi, kas palīdzētu cīņā ar plaģiātismu.
Ventspils Augstskolas (VeA) pārstāve Iveta Šķēle stāsta, ka augstskolā studentu vidējās izglītības apliecinoša dokumenta kopijas atrodas studentu lietās, bet pēc augstskolas beigšanas – absolventu lietās. Tās savukārt glabājas augstskolas arhīvā. Izsniegto diplomu reģistrācijas žurnāls saskaņā ar VeA lietu nomenklatūru, ko apstiprina arī Valsts arhīvs, glabājams 75 gadus.
Ventspils Augstskolā visi noslēguma darbi tiek glabāti elektroniski un nav paredzēts tos dzēst, bet gan glabāt, jo, kā norāda I.Šķēle, tas ir studentu pienesums zinātnei un pētāmajai nozarei. Savukārt studentu referātu un citu rakstu darbu tālākais liktenis ir atkarīgs no katra docētāja. Visi bakalaura un maģistra darbi nonāk augstskolas bibliotēkā, kā arī tiek glabāti elektroniski. Piemēram, Ekonomikas un pārvaldības fakultātē studentu kursa darbi tiek glabāti trīs gadus un tad tie tiek iznīcināti. Informācijas tehnoloģiju fakultātes studentiem nav kursa darbi, bet Tulkošanas studiju fakultātes studentu kursa darbu glabāšana arī ir atkarīga no docētājiem.
