IT infrastruktūra, kas sastāv no datoriem, interneta pieslēguma, printeriem, skeneriem un citas tīklā saslēgtas tehnikas, uzņēmējam palīdz integrēt ražošanas, pakalpojumu procesus, datu apmaiņu, ļauj ātrāk iegūt vajadzīgo informāciju un līdz ar to ātrāk reaģēt uz pārmaiņām komercdarbībā.
Informācijas tehnoloģiju dzīves cikls – pieci gadi
„Ir uzņēmumi, kuru vadītāji saka: „O, tās datoru lietas prasa baigās izmaksas, mēs šo budžetu šogad vispār neesam apstiprinājuši; turklāt nav redzams, ko tās mums dod, un ir pilnīgi neprognozējamas.” Tas ir pats sliktākais variants,” spriež SIA „Datakom” Korporatīvo klientu vadītājs Jānis Čupriks. „Cits uzņēmējs teiks: „Jā, mums ir datori, es zinu, cik IT izmantošanai tērējam šodien un kādām izmaksām optimāli vajadzētu būt pēc gada un diviem.” Tomēr vislabākā situācija ir tad, ja IT speciālists prot izskaidrot uzņēmuma vadītājam, kāpēc šī sistēma ir vajadzīga.”
IT stratēģijas cikls ir ilgāks par uzņēmuma stratēģiju. Ja uzņēmuma stratēģiju var nomainīt trīs gados, tad pareizi organizētas informācijas tehnoloģijas dzīvo četrus, piecus gadus.
"IT stratēģijas dzīves cikls ir ilgāks par uzņēmuma stratēģiju. Ja uzņēmuma stratēģiju var nomainīt trīs gados, tad pareizi organizētas informācijas tehnoloģijas dzīvo četrus, piecus gadus."
Rīgas Tehniskās universitātes Biznesa skolas direktors Jānis Grēviņš norāda, ka uzņēmums nereti rada jaunu produktu, bet aizmirst, ka viena no vienkāršākajām informācijas sistēmām, ko pasaulē visi redz, ir interneta vietne jeb mājaslapa. „Tiklīdz radīts jauns produkts, ir jāizveido mājaslapa vai informācija par to jāievieto jau esošajā vietnē. Kāda jēga ieguldīt naudu, lai uztaisītu interneta mājaslapu, ja tur nav jaunā produkta, ja uzņēmumā vispār nav cilvēka, kas regulāri to aktivizētu un uzlabotu?” jautā J. Grēviņš. „Kā pasaulē tas notiek? Informācija stāv vienā vietā, bet dažādi meklētāji, kā Google un citi, šo informāciju atrod. Ja informācijas nav, tad tevis nav... Kā var gribēt, lai klienti interesētos par jaunu izstrādājumu vai pakalpojumu, ja ziņu par to nav? Tā ir stratēģiska lieta.”
IT nav lietojams, ja cilvēki neprot ar to apieties
Augstāka atdeve, ātrāka operāciju apstrāde ir svarīga IT pievienotā vērtība, bet ar nosacījumu - ja dators tiek lietots efektīvi. „Ir jāsaprot, ko konkrēti savam uzņēmumam ar informācijas tehnoloģiju palīdzību varam iegūt, kas norisinātos ātrāk un labāk, un tikai tad IT var ieviest vai uzlabot,” skaidro J. Grēviņš. „IT vadītāja profesija ir principiāli jauna. Daudzu IT speciālistu skatījumā nereti pietiek, ja katram darbiniekam darbojas dators un printeris drukā. Ja ir pieslēgums internetam, tad pavisam skaisti! Ja vēl strādā kopējais serveris, tad vispār fantastiski... Tāds diemžēl bieži vien ir līmenis. Tomēr bez tā visa ir jāpārzina arī informācijas vadīšanas un drošības jautājumi: kāda informācija ir sistēmā, cik tā ir zogama vai nezogama, standartizēta, automātiski apstrādājama.
Informācijas tehnoloģijas uzņēmumā ir tieši tik labas, cik tās lieto vissliktāk apmācītais lietotājs. Ja kāds darbinieks nelieto kaut kādas datubāzes, kurās jāievada dati, un to tur nav, ja grāmatvedis saka, ka grāmatvedības sistēma vienkārši nestrādā, un visu dara ar kalkulatoru, tas nozīmē, ka šie cilvēki ir jāmāca. Jaunas datorprogrammas cenu pareiziniet ar trīs - tik daudz būs jāizdod, lai sistēma sāktu darboties! Ir trīs lietas, kurām jādarbojas mijiedarbībā, – infrastruktūra, datorprogrammas un apmācība.
IT atmaksājas tikai tad, ja cilvēki tehnoloģijas lieto efektīvi. Piemēram, mans mobilais tālrunis. Esmu to iegādājies nevis tāpēc, ka tas ir skaists, bet tādēļ, ka jebkurā vietā varu izlasīt savu e-pastu un tas man palīdz kontaktēties ar manu kalendāru un kopumā dzīvi padara efektīvāku. Tas man atmaksājas. Mums ir uzņēmumi, kas ražo informācijas un komunikācijas tehnoloģijas, un ir lietotāji. Pats svarīgākais - kā tās lietot, lai gūtu peļņu.”
„Datorpuikam” jāpalīdz kompānijas biznesam
Uzņēmuma vadītājam un IT vadītājam ir jāsadarbojas un jādomā kopā. Jāredz saite ar biznesu, saikne ar ražošanu un apgūtā informācija ik dienas ir jāatjauno.
Šie un citi ar IT lomu uzņēmumā saistīti jautājumi tika apspriesti arī Latvijas Investīciju un attīstības aģentūras seminārā „Cik maksā jūsu IT?”.
„Ražojam vai tirgojam produktu, bet aizmirstam apmācīt mārketinga cilvēkus, kā strādāt ar mājaslapu; finansisti neprot aprēķinus veikt datorā; ražošanas speciālisti nezina, ka ražošanas procesu var monitorēt ar datora palīdzību,” kļūdas skaidro J. Grēviņš. „Uzņēmuma datorista jeb „datorpuikas”, kā arī mēdz dēvēt IT speciālistu, uzdevums ir ne tikai nodrošināt, lai visi datori darbotos, bet arī raudzīties, kā ar to palīdzību var pievienot vērtību. IT projekti vairs nav izmaksu, bet gan peļņas vairošanas pozīcija. Bizness mainās, pateicoties IT, tāpēc tehnoloģiju vajag ieviest ar mērķi lietot to savas konkurētspējas paaugstināšanai.”
"Augstāka atdeve, ātrāka operāciju apstrāde ir svarīga IT pievienotā vērtība, bet ar nosacījumu - ja dators tiek lietots efektīvi."
J. Grēviņš norāda, ka līderība, biznesa izpratne un personiskās attiecības ir pamata iemaņas, kas nepieciešamas IT vadītājam uzņēmumā. Bez tehnoloģiju zināšanām IT līderim vajadzīgas arī biznesa prasmes, un jādomā līdzi, kā komercializēt jaunos produktus vai pakalpojumus. Nepieciešamas iemaņas, kā darboties multinacionālā vidē un, galu galā, jābūt sistēmiskai domāšanai, kā visus IT risinājumus pareizi izmantot, integrēt dažādas prasības un iespējas un kā to visu salikt kopā.
Tādēļ ir svarīgi, lai uzņēmuma vadītājs sadarbojas ar IT vadītāju, skaidro viņam kompānijas stratēģiju un mērķus, to, kādi ražošanas procesi ir jānodrošina. Tikai tad IT cilvēks spēs izprast, kā palīdzēt gan kompānijas biznesam kopumā, gan uzņēmuma klientiem.
Bet iespējams, ka IT speciālists uzņēmumā pārzina tikai savu tehnisko jomu, veic vienkāršus uzdevumus un neizprot uzņēmuma kopainu. Tādēļ secinājums - ja nav skaidrs, cik lielā mērā jaunās programmas un datori samazinās uzņēmuma izmaksas, tad ar šādu pirkumu nevajag sākt.
Lai plānotu, ko vajag - jāzina, kas ir
IT budžetu uzņēmējs sastāda tad, kad grib kaut ko automatizēt, ieviest jaunu, nodrošināt ražošanas procesus. „Katram uzņēmumam jāsāk ar to, ka jāizvērtē, kas viņam ir, kāda ir gada laikā sapirktā datortehnika – tā dēvētie dzelži, kādas aplikācijas tajos ir un kā tas viss ir saslēgts kopā,” skaidro J. Čupriks. „Tas vajadzīgs, lai varētu virzīties uz priekšu un plānot ilgākā termiņā, kam IT būs vajadzīgs. Bet nepietiek tikai ar tehniskajiem parametriem. Lai veiktu normālu auditu, grāmatvedībā jānoskaidro, kas tie ir par pamatlīdzekļiem, kad iegādāti, cik katram ilgs garantijas posms, kas un kādā līmenī šo garantiju nodrošina un cik lielā mērā šā pakalpojuma kvalitāte atbilst biznesa prasībām. Beigu beigās - cik daudz izmaksā to visu uzturēt?
Latvijā reti kuram ienāk prātā, ka, piemēram, jāaprēķina, cik viss IT resurss tērē elektrību. Jāņem vērā, ka iekārtas, tostarp portatīvie un galda datori, kļūst arvien jaudīgākas un bieži vien vairs nav īpaši ekonomiskas. Datoriem nepieciešama dzesēšana, dažās telpās jāuzstāda kondicionieri, un tas rada papildu izmaksas.”
"Mums ir uzņēmumi, kas ražo informācijas un komunikācijas tehnoloģijas, un ir lietotāji. Pats svarīgākais - kā tās lietot, lai gūtu peļņu."
J. Čupriks norāda, ka IT audits ietver arī visas informācijas izpēti par licencēm. Uzņēmumam ir jāzina, kādas licences, kādiem mērķiem un atbilstoši kādiem licencēšanas līgumiem ir iegādātas. „Cilvēki nezina licencēšanas noteikumus, jo ikdienā tiek izmantotas daudzas un dažādas aplikācijas,” liecina J. Čuprika pieredze. „Katra šī aplikācija ietver vēl kāda trešā ražotāja aplikāciju. Licences nav saliktas birojā pat vienā kopīgā mapītē, nemaz nerunājot par to, ka, piemēram, tiek izmantota licencēta grāmatvedības programmatūra, bet jāzina, cik lietotājiem un citas sarežģītākas lietas. Tāpat ir jābūt diezgan vienkāršai funkcionālai shēmai, kas ar ko ir saslēgts un kā funkcionēs, ja kāds posms nedarbosies. Vēl birojā jābūt telpu plānam, kur atrodas kurš dators un printeris. Ir jāseko, kā esošie resursi tiek izmantoti ikdienas darbā.”
Vai darbinieks pie datora patiešām strādā?
„Ir vajadzīgs rīks, kas palīdzētu sekot, vai instrumenti, kas ir pieejami lietotājiem, biznesa vajadzībām tiek izmantoti,” uzskata J. Čupriks. „Jebkurš uzņēmējs var uzlikt vienkāršu rīku, lai ar tā palīdzību redzētu, kad cilvēks ir atnācis uz darbu un ieslēdzis datoru, kādas aplikācijas izmanto ikdienā. Pieredze liecina, ka visbiežāk lieto Internet Explorer, tad –Microsoft Office Outlook. Protams, reizēm internets ir jālieto darba vajadzībām, bet var pasekot, kādas lapas tiek apmeklētas un cik ilgi lietotājs tajās atrodas. Tomēr IT speciālistiem nevajadzētu tērēt savu laiku, lai mēģinātu aizliegt kaut kādas adreses: darbinieki, ja ļoti gribēs, tāpat iekļūs, piemēram, Draugos.lv.
Minētā kontroles sistēma parāda WEB lapas, kurās cilvēks ir bijis, bet nav iespējams tās atvērt, neredz arī personisko saraksti. Redz dokumenta nosaukumu, ar kuru strādāts, un to, cik ilgs laiks pie šī dokumenta pavadīts. Tiek uzskaitīti tikai aktīvie logi uz monitora ekrāna.
Ik pa laikam tiek publiskota informācija, ka darbaspēkam Latvijā salīdzinājumā ar citām Eiropas valstīm un ASV ir ļoti zema produktivitāte, it īpaši darbam pie datora. Reizēm tas ir tāpēc, ka cilvēki nav apmācīti un neprot pietiekami labi lietot datorprogrammas. Nereti var redzēt, ka cilvēks vadībai stundu raksta iesniegumu par atvaļinājumu.
Kompānijai ieteicams informēt darbiniekus, ka šāds kontroles rīks tiek uzlikts. Nav jēgas to slēpt, jo ir novērots: ja darbinieki par to ir kaut vai informēti, darba produktivitāte strauji pieaug.”
