Darbinieka ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma piešķiršana atbilstoši Darba likuma 150. panta pirmajai daļai notiek katru gadu noteiktā laikā saskaņā ar darbinieka un darba devēja vienošanos vai atvaļinājumu grafiku, ko sastāda darba devējs pēc konsultēšanās ar darbinieku pārstāvjiem.

Praksē nozīmē, ka ir jābūt abu pušu ar parakstiem apstiprinātam vai nu grafikam ar visu uzņēmuma darbinieku atvaļinājuma periodiem, vai katra darbinieka individuāli parakstītam iesniegumam darba devējam, ko ar savu parakstu akceptē arī darba devējs.

Grafiks vai darbinieka iesniegums ir pamats darba devēja rīkojumam par atvaļinājuma piešķiršanu darbiniekam, ko saņem arī grāmatvedība, lai veiktu atvaļinājuma naudas aprēķinu. Saskaņā ar Darba likuma 69. pantu samaksu par atvaļinājuma laiku un darba samaksu par līdz atvaļinājumam nostrādāto laiku izmaksā ne vēlāk kā vienu dienu pirms atvaļinājuma. Pēc darbinieka rakstveida pieprasījuma samaksu par atvaļinājuma laiku un darba samaksu par laiku, kas nostrādāts līdz atvaļinājumam, var izmaksāt citā laikā, bet ne vēlāk kā nākamajā darba samaksas izmaksas dienā.

Tādējādi, lai darbiniekam atvaļinājuma naudu izmaksātu nākamajā darba samaksas reizē, arī ir nepieciešams viņa iesniegums.

Faktiski nostrādātā darba laika uzskaites grafiku, kurā ir norādītas darbinieku nostrādātās dienas un stundas, kā arī prombūtne (atvaļinājums, slimība u. c.), grāmatvedībai iesniedz mēneša beigās.