Atbildot uz Jūsu jautājumu, ir jānodala divu dažādu darbinieku personas datu apstrādes grupas. Viena ir tā, kur darbinieku datu apstrādi (tai skaitā arī glabāšanu) Jums par pienākumu uzliek normatīvie akti, un otra – tie personas dati, kurus darba devējs ievāc saskaņā ar iekšējiem normatīviem aktiem un pēc nepieciešamības.

Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumi Nr. 690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” nosaka glabāšanas termiņu tiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska nozīme. Bez minētā pastāv arī specifiski dokumenti, kuriem var būt noteikts cits glabāšanas termiņš. Piemēram, obligātās veselības pārbaudes karšu glabāšanas termiņu nosaka MK noteikumu Nr. 219 “Kārtība, kādā veicama obligātā veselības pārbaude” 59. punkts. Tajā ir noteikts: “Veselības pārbaudes kartes darba devējs glabā ne mazāk kā 10 gadus. Pēc tam tās nodod arhīvā atbilstoši normatīvajos aktos par dokumentu glabāšanu un nodošanu arhīvā noteiktajām prasībām.” Attiecīgi arī likumā “Par grāmatvedību” un no tā izrietošajos Ministru kabineta noteikumos ir noteikts atsevišķu dokumentu (kas satur personas datus) glabāšanas termiņš.

Katrā ziņā sākotnēji darbinieku dokumentu glabāšanas termiņi (attiecīgi arī darbinieku personas datu) ir meklējami ārējos normatīvajos aktos.

Situācijā kad darba devējs patstāvīgi nosaka personas datu ievākšanas nepieciešamību, šādu datu glabāšanas ilgumu darba devējs nosaka, ņemot vērā datu ievākšanas mērķi un tiesisko pamatu.

Piemēram, darba devējs var noteikt atsevišķiem personas datiem tādu glabāšanas termiņu, kas ir saistīts ar vispārējā civiltiesiskā noilguma iestāšanos (Civillikuma 1895. panta izpratnē: 10 gadi), savu leģitīmo interešu aizsardzībai VDAR 6. panta 1. panta f) apakšpunkta izpratnē.

Savukārt tādi personas dati, kas bija nepieciešami darba tiesisko attiecību pastāvēšanas laikā (piemēram, kontaktinformācija, telefons, e-pasts u. c.), to aktuālajā redakcijā (aktuālie dati) ir uzglabājami tik ilgi, kamēr pastāv darba tiesiskās attiecības. Pēc šo attiecību izbeigšanās, ja nepastāv cits šādu datu uzglabāšanas pamats, šādi dati ir dzēšami.

Dokumentu sagatavošana un nodošana glabāšanai valsts arhīvā tiek veikta saskaņā ar Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumiem Nr. 749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā”.

Tādējādi katrai personas datu kategorijai ir savs glabāšanas termiņš (vai tas būtu noteikts ārējos vai iekšējos normatīvajos aktos); katrā ziņā šādu datu apstrādei (arī glabāšanai) ir nepieciešams mērķis un tiesiskais pamats (ievērojot VDAR 5. un 6. panta nosacījumus), attiecīgi pirmšķietami pilnīgi visu personas datu glabāšana (pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanās) nebūs pamatota.