Pirmais reģionālais Valsts kopstrādes birojs tika atvērts janvārī. Tas ir mūsdienīgs, pilnībā aprīkots birojs, kurš tiks nodrošināts ar visiem nepieciešamajiem apstākļiem efektīvam un uz sadarbību vērstam darbam. Kā izskatās pirmajā reģionālajā valsts kopstrādes birojā skat. video šeit: https://ej.uz/kopstradeCesis. Interesenti tiek aicināti izmantot iespēju bezmaksas izmēģināt darbu kopstrādes birojā, iepriekš piesakoties pa tālruni 80002000. VNĪ komanda apzinājusi nepieciešamos finanšu resursus kopstrādes telpu izveidei Liepājā un Daugavpilī un gatava attīstīt šos birojus, ja tam tiks piešķirts finansējums.
“Nodrošinot iespēju vairāku publisko iestāžu darbiniekiem reģionos strādāt modernā un mājām tuvā darba vidē, veicinām inovāciju kultūru publiskajā sektorā, uzlabojam darbinieku produktivitāti un labbūtību. Vienlaikus tiek samazināta izmantotā telpu platība, kā arī telpu koplietošanas ļauj būtiski samazināt uzturēšanas un apsaimniekošanas izmaksas,” pārliecību pauž VNĪ valdes loceklis Andris Vārna. VNĪ komanda jau piecus gadus strādā aktivitātēs balstītā birojā Rīgā, Talejas ielā 1, pārceļoties no trim “kabinetu sistēmas biroja” ēkām Vecrīgā. Šī pieredze un veikto pētījumu rezultāti apliecina, ka darba vides pārmaiņas pozitīvi ietekmē gan darbinieku labsajūtu un iesaisti, gan pakalpojumu kvalitāti un rada ievērojamu finanšu ietaupījumu.
Birojā darbu jau uzsākuši un darba vietas nomā Valsts Zemes dienesta, Dabas aizsardzības pārvaldes, Latvijas Republikas Tieslietu ministrijas, Valsts ieņēmumu dienesta un Prokuratūras darbinieki, taču ir vēl pieejamas darba vietas.
Valsts zemes dienesta ģenerāldirektore Vita Narnicka: "Latvijā daudz runā par valsts un pašvaldību iestāžu darba efektivitātes uzlabošanu, kā arī par nepieciešamību atrasties arī reģionos. VNĪ, izveidojot Cēsu kopstrādes biroju, ir radījis pozitīvu piemēru, kurā apvienoti abi šie aspekti. No vienas puses, vairāku iestāžu darbība moderni aprīkotās telpās vienā ēkā ļauj efektīvi izmantot nodokļu maksātāju līdzekļus. No otras puses, šāda pieeja nodrošina arī iespēju iesaistīt cilvēkus no reģioniem valsts pārvaldes pakalpojumu nodrošināšanā."
Ēkai Cēsīs, Kr. Valdemāra ielā 2 ir 3 stāvi. Ēkas 2. un 3. stāvā atrodas valsts biroji. 2023. gadā Valsts ieņēmumu dienests optimizēja lietoto telpu platību, un tika atbrīvoti 70% no ēkas kopējās platības, rodot iespēju nodrošināt darba vietas citām publiskā sektora iestādēm. Tā rezultātā, ēkas 3. stāvā telpas tiek pielāgotas Prokuratūras funkcijai, kas pašlaik lieto privāta iznomātāja telpas, savukārt ēkas 1. stāvā atrodas kopstrādes telpas.
Darbam tiek piedāvāta pilnībā aprīkota darba vieta ar visu nepieciešamo efektīvam darbam (ergonomiski galdi, krēsli, IT atbalsts, atbilstošs mikroklimats, tējas, kafijas, ūdens u.c. labbūtības aspekti). Biroja plānojumā iekļautas gan zonas individuālam darbam, kas prasa koncentrēšanos, gan sadarbības zonas efektīvam komandas darbam un apspriežu telpas (ar rezervācijas sistēmu), gan atpūtas zonas, koplietošanas virtuve un citas nepieciešamās telpas. Darbinieks izvēlas to zonu, kas piemērota konkrētā darba veikšanai. Par kārtību kopstrādes telpās rūpējas biroja administrators.
VNĪ ilgtermiņa redzējums ir vieda un efektīva darba vide publiskajai pārvaldei, kas paredz atteikšanos no individuālām biroju ēkām katrai iestādei, veidojot koplietojamas biroju ēkas. Latvijas un citu Eiropas valstu pieredze parāda, ka lielai daļai valsts pārvaldē nodarbināto nav nepieciešams pastāvīgi atrasties birojā, lai veiktu darba pienākumus, un palielinās nepieciešamība pēc tādas darba vides, kas ļauj ātri un efektīvi risināt starpnozaru jautājumus un veicina sadarbību. Patlaban pēc VNĪ aplēsēm vidējā platība uz vienu nodarbināto valsts iestāžu birojos Rīgā ir 20,5 m2, atsevišķos gadījumos sasniedzot pat 50 m2. Plānots, ka 2027. gadā viena valsts pārvaldē nodarbinātā nosacītās darba vietas vidējā aprēķinātā platība nebūs lielāka par 10 m2.
Somijas un Igaunijas pieredze
Saskaņā ar valdības stratēģiju Somijas valsts nekustamo īpašumu pārvaldnieks Senaatti darbojas pie apvienoto biroju izstrādes un līdz 2025. gadam apvienotos valsts birojus paredzēts attīstīt 15 dažādās vietās, paredzot, ka tajos strādās 8000 darbinieku. Savukārt līdz 2029. gadam tiks attīstītas 25 vietas, kurās kopumā strādās 20 000 darbinieku. Pašlaik notiek attīstība tādās pilsētās kā Pori, Joensuu, Lahti, Lappeenranta, Mikeli un Kouvola. Piemēram, 2023. gadā atvērts Lappeenranta valsts birojs, kurā izvietotas 17 valsts iestādes ar darba vietas 557 darbiniekiem.
Arī Igaunijā viens no valsts ēku mērķiem ir samazināt valsts izmantotās biroju telpas, samazinot platību no 30 m² biroja platībām līdz 15 m² uz vienu darbinieku, mainot darba vidi un ieviešot koplietošanas telpu principu. Piemēram, īpaši ministrijām uzceltajā ēkā Suur-Ameerika ielā 1, Tallinā, kopumā izvietotas sešas ministrijas. Šobrīd Igaunijā ir atvērtas 9 valsts mājas. Pēc veiktajām aplēsēm Igaunijā plānots atbrīvot 45 ēkas, tādejādi samazinot apsaimniekošanas izmaksas par 60% gadā.
Kā atklāj projekta komunikācijas vadītāja Annelija Jogeva (Annely Jõgeva): “Valsts māju izveide un atvēršana ļauj dažādām iestādēm darbā pieņemt speciālistus balstoties uz viņu spējām, nevis iespēju pārcelties uz noteikto reģionu. Valsts māju izveide vienlaikus nodrošina iespēju jebkuram ēkas darbiniekam, neatkarīgi no iestādes vai reģiona, kurā viņš strādā, saņemt augstas kvalitātes pakalpojumus. Mūsdienīgā darba vide ir arī pievilcīgāka jaunajai paaudzei. Atvērto biroju izmantošana valsts mājās ļauj daudz ātrāk un efektīvāk reaģēt uz iestāžu vajadzību maiņu. Vienlaikus jāatzīst, ka pārmaiņas prasa laiku un darbiniekiem ir jāpierod pie jaunā darba modeļa.”
