“Ieviešot jauno lietvedības sistēmu, esam panākuši, ka Iekšlietu ministrijā un padotības iestādēs netiks tērēts darbinieku laiks fiziskai papīra dokumentu iznēsāšanai un vizēšanai. Tagad dokumentu aprite notiks vienkāršāk, ātrāk un ērtāk - mums ir moderna digitāla platforma, kas ļauj ietaupīt ne tikai laiku, bet arī valsts budžeta līdzekļus. Katra cilvēka laiks ir vērtība, un, ietaupot laiku, varam paveikt daudz vairāk un labāk!” tā iekšlietu ministrs S. Ģirģens.
Esošā dokumentu vadības sistēma “DocsVision” nodrošināja dokumentu aprites procesu Iekšlietu ministrijas padotības iestādēs kopš 2005.gada. Pa šo laiku ir būtiski mainījies dokumentu aprites process – strauji pieaudzis apstrādājamo dokumentu skaits, palielinājušās prasības drošībai, mainījušies lietotāju ieradumi un prasības. Iekšlietu ministrijā, ievērojot iespējamos riskus un apdraudējumus, lemjot par informācijas un komunikāciju tehnoloģiju aizsardzību, kā arī darbinieku ērtību un ikdienas darbu raitāku norisi, tika pieņemts lēmums ieviest jaunu dokumentu vadības sistēmu – mūsdienīgu un drošu risinājumu, ko jau izmanto vairākas iestādes Latvijā.
Vēl viena būtiska priekšrocība – dokumentu vadības sistēmai “NAMEJS” ir mobilā versija, kas būtiski uzlabo sistēmas lietošanu.
Jaunās dokumentu vadības sistēmas ieviešana Iekšlietu ministrijas padotības iestādēs (izņemot IeM IC) notiks līdz 2022. gada 2. ceturksnim. Jaunā dokumentu vadības sistēma pakāpeniski nomainīs esošo, tomēr pārejas periodā dokumentu vadības sistēmas “NAMEJS” un “DocsVision” strādās paralēli. Iestādēs, kur jaunā dokumentu vadības sistēma jau būs ieviesta, esošās sistēmas dokumentu nosūtīšanas, saņemšanas, saskaņošanas un citas funkcijas tiks atslēgtas. “DocsVision” būs pieejams visiem lietotājiem kā dokumentu arhīvs – līdz pat tajā esošā pēdējā dokumenta glabāšanas termiņa beigām.
