SKAIDROJUMI
>
Zini savas tiesības un iespējas!
TĒMAS
26. aprīlī, 2011
Lasīšanai: 10 minūtes
RUBRIKA: Skaidrojums
TĒMA: Labklājība
2
24
2
24

Kā uzrakstīt labu amata aprakstu

Biežākās kļūdas – amata apraksti ir uzrakstīti formāli, pienākumi ir nosaukti haotiski, nav prioritāri norādīti, kuri pienākumi ir būtiskāki, kuri mazāk.

FOTO: Māris Kaparkalējs, LV

Praksē mēdz būt situācijas, kad viens darbinieks ļoti labi tiek galā ar saviem pienākumiem, bet cits ir pārpūlējies, jo darba devējs viņam uztic aizvien jaunus un jaunus uzdevumus. Vai šādās situācijās var palīdzēt amata apraksti, un kādiem tiem jābūt – portālam LV.LV stāsta Latvijas Nacionālā arhīva Latvijas Valsts arhīva Iestāžu arhīvu un lietvedības daļas vadītāja vietniece Ilga Robežniece.

Kas ir amata apraksts

Izšķir divu veidu amata aprakstus – ierēdņa un darbinieka amata aprakstu. Ierēdņa amata apraksts ir dokuments, kas nosaka amata nosaukumu, vietu iestādes struktūrā, pienākumus, tiesības un atbildību, kā arī šī amata pienākumu veikšanai nepieciešamās prasības. Amata apraksta mērķis ir noteikt amatā veicamā darba saturu. I. Robežniece uzsver, ka civildienestam amata apraksts ir obligāts, savukārt Darba likums amata aprakstu kā obligātu neparedz. Amata apraksts ir jāsagatavo tiešajam vadītājam, jo tieši viņš vislabāk zina, kādu darbu pakļautajam darbiniekam ir jāveic. Savukārt, ja institūcija ir neliela, amata aprakstu varbūt gatavos personāla speciālists.

"Civildienestam amata apraksts ir obligāts, savukārt Darba likums amata aprakstu kā obligātu neparedz."

Vienlaikus speciāliste atgādina, ka mūsu valstī papildus amata aprakstam ir arī darba apraksts. Tas ir dokuments, kurā sīki un detalizēti aprakstīta procedūra kāda konkrēta pienākuma izpildei. Tas nepieciešams, lai izvairītos no riskiem un darbinieki visus pienākumus veiktu stingri reglamentēti. Būtiskākās darba apraksta sastāvdaļas ir identificēšana (darba nosaukums, darbinieku skaits, organizācijas nosaukums, darba apraksta izstrādes datums), definēšana (darba mērķis jeb iemesls, kāpēc šo darbu vajag; apraksts, kādā veidā darbinieks saistīts ar citiem darbiniekiem; darbinieka rīcībā esošo līdzekļu novērtējums; attiecību ar padotajiem, vadību apraksts), konkrētā darba specifika (pienākumi un prasības, kāpēc uzdevumi jāveic, kā tos veikt,  rīcības/darbības ierobežojumi, darba apstākļi, darba laiks, profesionālās, tehniskās zināšanas, iepriekšējo darbu pieredze).

 

Kāda ir amata apraksta nozīme

Amata aprakstam ir būtiska nozīme, jo pēc tā var redzēt, kādu cilvēku vajag attiecīgajam darba devējam, kādai ir jābūt viņa profesionālajai kompetencei. Tāpat tas palīdz ieraudzīt to, vai amata aprakstā minēti visi pienākumi un vai visas struktūrvienības reglamentā uzskaitītās funkcijas, uzdevumi ir izpildīti. Vienlaikus skaidri saskatāms, vai nenotiek kādu pienākumu dublēšanās. Ja tas nav atspoguļots amata aprakstā, nevar pārliecināties, vai visas funkcijas un pienākumi tiek pildīti. Amata apraksts nepārprotami palīdz darba organizācijā un vadībā, darba novērtēšanā, personāla atlasē. Turklāt, runājot par personāla atlasi, darba devējs nav subjektīvs, bet gan objektīvs. Proti, amata aprakstā ir norādīti potenciālā darbinieka profesionālie pienākumi, jautājumu loks, kas ir jāzina, lai konkrēto darbu varētu pildīt, vispārējās prasmes. Jebkurai lietai, kas ierakstīta amata aprakstā, ir jābūt mērāmai. Tas nozīmē, ka, piemēram, augstākai izglītībai mērījums ir diploms par iegūto izglītību.

Tāpat, pastāvot amata aprakstam, darba devējam ir iespējams salīdzināt, vai attiecīgais darbinieks strādā tikpat daudz kā cits darbinieks, kurš veic tādus pašus amata pienākumus. Pretējā gadījumā vienam ir vesela rinda pienākumu, ar kuriem viņš nespēj tikt galā, bet otram krietni mazāk. Līdz ar to amata apraksts palīdz noteikt samērīgumu, cik un kāda līmeņa darbi ir jāpaveic katram darbiniekam. Ja ir identificēts pienākumu kopums, ir ļoti viegli pateikt, kāda ir atbildība, jo atbildība un tiesības izriet no pienākumiem.

"Ļoti labs amata apraksts var būt uz vienas lapas, un tikpat labi tas var būt arī uz desmit lapām, bet nekur nederīgs."

I. Robežniece norāda, ka amata aprakstam ir jābūt loģiskam. Ļoti labs amata apraksts var būt uz vienas lapas, un tikpat labi tas var būt arī uz desmit lapām, bet nekur nederīgs. Tam ir jābūt precīzam, īsam un nepārprotamam. Tas ir galvenais. 

Normatīvie akti neparedz, ka amata apraksti būtu jāraksta uz iestādes veidlapas, bet, ja institūcijas vadītājs uzskata, ka ir svarīgi norādīt pilnu autoru, tad to tā var darīt. Nebūtu ieteicams darba līgumā ietvert tekstu, ka amata apraksts ir darba līguma neatņemama sastāvdaļa – ar norādi uz pielikumu. Tas ir saistīts ar to, ka šiem dokumentiem ir dažāda arhīviskā vērtība. Proti, amata apraksti ir jāglabā pastāvīgi, bet darba līgumi – 75 gadus. Amata apraksta struktūrai, neatkarīgi, kas to raksta, nevajadzētu atšķirties, jo tas rada problēmas šo dokumentu analīzē. Katrā ziņā, ja ir vēlēšanās, tos var uzskaitīt, lai gan tas nav obligāti. Tāpat tā ir katra darba devēja brīva izvēle, vai apstiprināt amata aprakstus ar rīkojumu vai ne.

 

Būtiskākās problēmas amatu aprakstos

Analizējot amatu aprakstus, lielākā problēma ir tā, ka dokumentos trūkst loģiskās secības. Piemēram, vienkopus tiek uzskaitīta virkne pienākumu, nevērtējot, kuri no tiem ir nozīmīgāki, kuri mazāk nozīmīgi. Līdz ar to neko nevar saprast. Bet amata aprakstā ir būtiski visu sakārtot pa blokiem – vai amatu veikšanas secībā, vai pēc hierarhijas, vai, piemēram, uzskaitīt visus kontroles  vai uzraudzības pienākumus. Šādi sakārtojot, visi pienākumi  labi sagrupējas un visu var viegli saprast, kas ir un kas nav iekļauts amata aprakstā, kuri pienākumi pārklājas, kuri varbūt savādāk ir noformulēti. Amata aprakstam juridiskā tehnika ir gandrīz tāda pati kā normatīvajam aktam.

Biežākās kļūdas – amata apraksti ir uzrakstīti formāli, pienākumi ir nosaukti haotiski, nav prioritāri norādīti, kuri pienākumi ir būtiskāki, kuri mazāk. Tāpat nav identificēta atbildība un tiesības. Piemēram, amata aprakstā ir norādīts, ka tiesības izriet no amata apraksta 5. punktā noteiktajiem pienākumiem. Tās nav tiesības, un tā nav atbildība. Darba devējam amata aprakstā ir skaidri jāpasaka, kāpēc minētais amats ir radīts. Vienlaikus ir konstatētas kļūdas, nepareizi izvēloties piemērotas vārdšķiras, piemēram, tiek lietoti tādi vārdi kā noteikšana, saprašana, risināšana, iesniegšana, izpētīšana, sekošana. To vietā pareizāk būtu lietot darbības vārdus nenoteiksmē – noteikt, saprast, risināt, iesniegt, izpētīt, sekot.

"Amata aprakstā ir būtiski visu sakārtot pa blokiem – vai amatu veikšanas secībā, vai pēc hierarhijas, vai, piemēram, uzskaitīt visus kontroles vai uzraudzības pienākumus."

Lai teksts būtu precīzs un lakonisks, tajā jāvairās no sarežģītas izteiksmes, piemēram, veikt kontroli, veikt analīzi, veikt uzraudzību u.tml., ja domu ir iespējams izteikt ar konkrētas nozīmes darbības vārdu, kā kontrolēt, uzskaitīt, saglabāt, analizēt, informēt, sakārtot, nevis savest kārtībā.

I. Robežniece uzskata, ka amatu aprakstu sistēmā valda haoss – pašreizējā amatu aprakstu sistēma desmit ballu novērtējumā iegūst četras balles. Īpaši slikts stāvoklis ir privātajā sektorā.  Protams, ir arī labi piemēri.

 

Galvenie amata aprakstu izstrādes principi

I. Robežniece min vairākus būtiskākos amata aprakstu izstrādes principus. Galvenais - jābūt skaidri un nepārprotami atspoguļotam amata apraksta mērķim. Tāpat svarīgi ir visu izklāstīt loģiskā secībā, rakstīt saskaņā ar vispārīgām normatīvo tekstu vārdu izvēles un stila prasībām, turklāt tā, lai lasītāji vienas un tās pašas lietas nevarētu uztvert un interpretēt dažādi. Lai amata apraksti būtu skaidri un saprotami, darbības raksta secīgi. Piemēram, vispirms raksta visus kontroles pienākumus, tad visus jautājumus par uzraudzību utt. Būtiski ir rakstīt tagadnē, darāmajā kārtā, īstenības izteiksmē, vienskaitlī, nenoteiksmē, nelietot aizguvumus un novecojušus vārdus, izvairīties no saīsinājumiem (ja tos lieto, tiem jābūt izskaidrotiem), nelietot sinonīmus, iztikt bez liekvārdības.

Tātad – domāt par domas skaidrību, precizitāti, lakonismu. Tas nozīmē, ka jāizvēlas pareizi vārdi, pareiza vārdu secība, konstrukcijas ar palīgvārdiem, jālieto lielie burti, pieturzīmes, tehniskie izcēlumi, nosaukumi. Tā kā amata apraksti domāti plašam lietotāju lokam, tekstos nav vēlami svešvārdi, kā arī novecojuši vārdi, kurus vairs nelieto. Kā jau iepriekš minēts, tekstā nav vēlami sinonīmi, jo katram no tiem ir sava atšķirīga nozīmes nianse. Līdz ar to vienas un tās pašas lietas vai parādības saucamas vienos un tais pašos vārdos. Vienlaikus speciāliste aicina nepamatoti neveidot apakšpunktus.

"Pašreizējā amatu aprakstu sistēma desmit baļļu novērtējumā iegūst četras balles. Īpaši slikts stāvoklis ir privātajā sektorā. "

Apkopojot iepriekš minēto, speciāliste atgādina, ka amata apraksts ir normatīvs teksts ar savu stilistisko savdabību. To raksturo oficiālums, precīzi, skaidri formulējumi, nepārprotami un konsekventi lietoti termini, kā arī pēc iespējas īsāka un lakoniskāka izteiksme. Lai pārbaudītu teksta saprotamību, pēc tā uzrakstīšanas amata apraksts jādod izlasīt amatpersonai, kam tas paredzēts.

Speciāliste norāda, ka, beidzot rakstīt amata aprakstu, ir jāuzdod vairāki jautājumi. Tie ir: Vai jūsu rakstības stils ir labs? Vai esat izvairījušies no nevajadzīgu terminu (svešvārdu) lietošanas, sarežģītas struktūras, ciešamās kārtas pārmērīgas lietošanas un citām stila nepilnībām, kas mazina jūsu dokumenta skaidrību? Vai esat koncentrējušies uz jautājumiem "Kas?", "Ko dara?"? Vai esat lietojuši paralēlo konstrukciju – atsaukšanos uz savstarpēji saistītām dokumenta daļām? Vai neesat apzīmējuši vienu un to pašu jēdzienu ar dažādiem vārdiem? Vai visu esat uzrakstījuši gramatiski pareizi? Vai esat novērsuši visas iespējamās neskaidrības?

Labs saturs
24
Pievienot komentāru
LATVIJAS REPUBLIKAS TIESĪBU AKTI
LATVIJAS REPUBLIKAS OFICIĀLAIS IZDEVUMS
ŽURNĀLS TIESISKAI DOMAI UN PRAKSEI
LIETOTĀJU IEVĒRĪBAI
Informējam, ka šajā tīmekļa vietnē tiek izmantotas sīkdatnes. Turpinot lietot LV portālu, jūs piekrītat sīkdatņu izmantošanai. Uzzināt vairāk
PIEKRĪTU