Aprakstītā situācija ir raksturojama kā administratīvais process. Administratīvā procesa likuma 61.panta pirmā daļa noteic, ka administratīvā procesa dalībniekam ir tiesības iepazīties ar lietu un izteikt savu viedokli jebkurā procesa stadijā. Minētās tiesības neietver informāciju, kas saskaņā ar Informācijas atklātības likumu, Fizisko personu datu aizsardzības likumu un citiem normatīvajiem aktiem nav izpaužama.

Precīzi izvērtēt jautājumā aprakstīto situāciju būs grūti, jo nav pietiekamu ziņu par konkrētā administratīvā procesa dalībniekiem, pašvaldību un kārtību, kādā tika pieprasītas administratīvās lietas materiālu kopijas.

Rīgas domes Mājokļu un vides departamenta Dzīvokļu pārvaldes Iedzīvotāju dzīvesvietas reģistrācijas nodaļas vadītāja Sandra Zamure skaidro, ka, piemēram, RD Mājokļu un vides departamentā personas var iepazīties ar administratīvām lietām un nepieciešamības gadījumā saņemt apstiprinātas administratīvo lietu materiālu kopijas, kā to paredz likums.

Administratīvā procesa likuma 56.panta pirmajā daļā ir noteikts, ka persona var iesniegt pašvaldībā iesniegumu mutvārdos vai rakstveidā. Iesniegumā norādāms iesniedzēja vārds, uzvārds, dzīvesvieta (juridiskajai personai – nosaukums, adrese, reģistrācijas numurs), prasījums, un uz tā jābūt iesniedzēja parakstam. Mutvārdu iesniegumu iestāde tūlīt noformē rakstveidā, un iesniedzējs to paraksta.

Tātad, ja persona, kas iesaistīta administratīvajā procesā, vēršas pašvaldībā ar iesniegumu, lai iegūtu attiecīgās administratīvās lietas materiālu kopijas, tās ir jānodrošina, ja vien Informācijas atklātības likums, Fizisko personu datu aizsardzības likums vai cits normatīvais aktiem nenoteic, ka informācija nav izpaužama.