Darba likums vispārēji noteic, ka atvaļinājumu izmantošana uzņēmumā notiek saskaņā ar iepriekš sastādītu un pušu starpā apstiprinātu atvaļinājumu grafiku vai pusēm vienojoties, proti, uz darbinieka iesnieguma pamata.  

Atvaļinājuma grafika sastādīšana gada sākumā, tostarp nosakot konkrētiem amatiem aizvietošanu, ir plānveida darbība, ko var ierosināt ne vien darba devējs, bet arī darbinieku pārstāvji ar mērķi nodrošināt pārredzamu kārtību un atbildīgu attieksmi pret darbinieka tiesību ievērošanu uz likumā noteiktu atpūtu. 

Valsts darba inspekcija skaidrojošajā materiālā par atvaļinājuma izmantošanu ir norādījusi: Ikgadējais apmaksātais atvaļinājums tiek piešķirts par darbinieka individuālo darba gadu, kas tiek skaitīts no darba līguma noslēgšanas datuma un izbeidzas nākamā gada attiecīgajā mēnesī un datumā. Piemēram, ja darba tiesiskās attiecības uzsāktas 15.09.2020., tad darbinieka individuālais darba gads ir no 15.09.2022. līdz 14.09.2023., nākamais individuālais darba gads – no 15.09.2023. līdz 14.09.2024. utt. 

Ja darbinieks darba gaitas uzsācis 15.09.2022., ikgadējais atvaļinājums viņam būtu jāizmanto līdz individuālā darba gada beigām, tas ir, līdz 14.09.2023., tādējādi nodrošinot, ka darbinieks izmanto Darba likumā noteiktās tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu un darba devējs izpilda pienākumu attiecībā uz darbinieku par ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma izmantošanas kontroli un piešķiršanu. 

Darba likuma 149. panta trešā daļa paredz izņēmuma situāciju: Izņēmuma gadījumos, kad ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma piešķiršana darbiniekam pilnā apmērā kārtējā gadā var nelabvēlīgi ietekmēt parasto darba gaitu uzņēmumā, ar darbinieka rakstveida piekrišanu pieļaujams pārcelt atvaļinājuma daļu uz nākamo gadu. Šādā gadījumā atvaļinājuma daļa kārtējā gadā nedrīkst būt īsāka par divām nepārtrauktām kalendāra nedēļām. Pārcelto atvaļinājuma daļu pēc iespējas pievieno nākamā gada atvaļinājumam. Atvaļinājuma daļu var pārcelt tikai uz vienu gadu. 

Iepriekš minētais nozīmē, ka ikgadējais atvaļinājums četru kalendāra nedēļu apmērā ir likumā noteiktās darbinieka tiesības uz atpūtu, ko nevar ilgstoši ierobežot. Proti, likums īslaicīgi paredz darbinieka tiesības atvaļinājumu izmantot dalīti, nodrošinot, ka tam ir dota iespēja izmantot atvaļinājumu nepārtrauktu divu kalendāra nedēļu apmērā. Attiecīgi neizmantotais atvaļinājuma laiks ir pēc iespējas pievienojams nākamā gada atvaļinājumam.  

Ja atbilstoši jautājumā norādītajai informācijai jums ir izveidojies liels neizmantotā atvaļinājuma uzkrājums, darba devējam jāpilda tam likumā noteiktais pienākums – jāpiešķir ikgadējais apmaksātais atvaļinājums. Ja darba devējs atsaka atvaļinājuma piešķiršanu, ieteicams vērsties Valsts darba inspekcijā.