Tiesības uz privātumu un personas datu aizsardzību ir vienas no cilvēka pamattiesībām. Personas dati ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (datu subjektu), tai skaitā personas attēls (foto, video) un balss ieraksts. Darba devējiem, veicot personas datu apstrādi un aizsardzību, jāatceras, ka darbinieks nezaudē savas tiesības uz privātuma aizsardzību un personas datu aizsardzību arī tad, kad ir kļuvis par darba ņēmēju pie konkrēta darba devēja. Jebkādiem šo abu tiesību ierobežojumiem ir jābūt likumīgiem, samērīgiem un proporcionāliem.

2018. gada 25. maijā visā Eiropas Savienībā sāka piemērot Vispārīgo datu aizsardzības regulu, kuras noteikumus nacionālā mērogā regulē Fizisko personu datu apstrādes likums.

Normatīvais regulējums paredz, ka datu pārzinim, kas šajā gadījumā ir darba devējs, veicot personas (gan darbinieku, gan klientu) datu apstrādi, ir jāievēro regulas 6. panta 1. punktā noteiktais, proti, apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no 6. panta pirmajā punktā minētajiem pamatojumiem:

• [datu subjekta] piekrišana;
• līguma izpilde;
• juridisks pienākums;
• sabiedrības intereses;
• vitālo interešu aizsardzība;
• leģitīmo interešu ievērošana.

Ja uz minēto datu apstrādi attiecināms kaut viens no regulas 6. panta pirmajā daļā minētajiem tiesiskajiem pamatojumiem, tad datu apstrāde ir likumīga. Ja nav attiecināms neviens no minētajiem pamatojumiem, datu apstrāde nav likumīga.

Uzreiz jāatzīmē, ka datu subjekta (darbinieka) piekrišana šajā gadījumā nevar būt tiesisks pamats personas datu apstrādei – videonovērošanai un sarunu ierakstam. Viens no galvenajiem priekšnosacījumiem likumīgai datu subjekta piekrišanai ir tāds, ka piekrišanai ir jābūt brīvi sniegtai. Regulas 42. apsvērumā norādīts: piekrišana nav uzskatāma par brīvi izteiktu, ja personai nav īstas vai brīvas izvēles, tā nevar atteikties vai atsaukt savu izvēli bez nelabvēlīgām sekām. Piemēram, ņemot vērā darbinieka un darba devēja attiecības, kurās darbinieks ir atkarīgs no darba devēja, darbinieks retos gadījumos varēs brīvi sniegt vai atteikties sniegt, kā arī atsaukt piekrišanu. Lai nodrošinātu, ka piekrišana ir sniegta brīvi, piekrišana nevarētu būt likumīgs pamats personas datu apstrādei gadījumā, kad datu subjekta un pārziņa attiecībās pastāv nevienlīdzība, kā tas ir darba attiecībās.

Līdz ar to, lai videonovērošana un sarunu ierakstīšana būtu likumīga, ir jābūt kādam citam no minētajiem tiesiskajiem pamatiem. Turklāt datu apstrādes tiesiskais pamats ir tikai viens no priekšnoteikumiem, lai personas datu apstrāde atbilstu regulas prasībām. Vispārīgā datu apstrādes regula definē virkni pamatprincipu, kas pārzinim ir jāievēro, veicot godprātīgu un likumīgu personas datu apstrādi. Piemēram, pārredzamība (datu subjektam ir pieejama informācija par to, kas vāc, kāpēc vāc, cik ilgi glabā datus u. tml.), nolūka ierobežojumi (dati tiek vākti konkrētam, skaidram, likumīgam mērķim un nekam vairāk), datu minimizēšana (dati tiek apstrādāti iepriekš noteiktam likumīgam mērķim iespējami minimālā apjomā), glabāšanas ierobežojumi (datus glabā tikai tik ilgi, līdz tiek sasniegts likumīgais mērķis) utt.

Plašāk LV portāla skaidrojumā par personas datu apstrādes principiem.

Tas nozīmē, ka pat tad, ja personas datu apstrādei ir likumīgs pamats, pārzinim ir jāgādā, lai tai būtu iespējami mazāka ietekme uz personas privātumu. Piemēram, videonovērošanas ierīces var būt izvietotas darbavietā, lai nodrošinātu cilvēku dzīvības, veselības aizsardzību un īpašuma aizsardzību, lai identificētu kaitējumu vai zaudējumu nodarītājus, piemēram, filmējot ieejas durvis, klientu apkalpošanas zāli. Taču videonovērošanas ierīču ieraksti nevarētu tikt izmantoti, lai kontrolētu darba veikšanas kvalitāti vai kvantitāti, piemēram, pastāvīgi filmējot darbinieka darbības pie darba datoru.

Darba devējam varētu būt leģitīmas intereses ierakstīt darbinieku telefonsarunas, piemēram, lai uzlabotu klientu apkalpošanas kvalitāti, protams, ievērojot visus personas datu apstrādes principus. Piemēram, darbiniekam ir jābūt informētam, ka telefonsarunas tiek ierakstītas, kādam mērķim tas ir nepieciešams, kurām personām būs piekļuve šiem ierakstiem, cik ilgi sarunu ieraksti tiks glabāti utt. Cita starpā informēšanas pienākums attiecas arīdzan uz klientu, kura teiktais tiek ierakstīts. Plašāk LV portāla skaidrojumā par personas tiesībām uz datu aizsardzību.

Jebkurā gadījumā darba devējam ir jāizvērtē mērķis, kādēļ tiek ieviesta sarunu ierakstīšana, un tas, vai šo mērķi nav iespējams sasniegt, īstenojot citus pasākumus vai apstrādājot personas datus mazākā apjomā, jāvērtē, vai ieguvumi ir būtiskāki nekā negatīvais efekts uz darbiniekiem. Piemēram, sarunu ierakstīšana jaunu darbinieku apmācības vajadzībām nevar notikt ilgstošā periodā vai pastāvīgi.

Ņemot vērā minēto, visu sarunu (ne tikai telefonsarunu) ierakstīšana ir nesamērīgs darbinieku tiesību uz privātumu un personas datu aizsardzības pārkāpums.