RAPLM ir izstrādājusi metodiskos ieteikumus, lai novadu pašvaldībās noteiktu kārtību, kādā tiek organizēta vienota dokumentu aprite novadu pagastu (pilsētu) pārvaldēs, kuras izveidotas kā struktūrvienības vai pašvaldību iestādes.
RAPLM apkopotā informācija liecina, ka patlaban ir vairāki dokumentu aprites varianti novadu pašvaldībās. Piemēram, vairākās pagastu pārvaldēs tiek savākti dokumenti un nogādāti novada pašvaldības administrācijā un iereģistrēti reģistrācijas žurnālā, kuri pēc tam atbilstoši kompetencei nogādāti speciālistiem.
Dokumentu saņemšanas brīdī pagasta pārvaldes lietvede informē novada pašvaldības administrāciju, noskaidro reģistrācijas numuru, iereģistrē un atbilstoši kompetencei nogādā attiecīgajam speciālistam. Tāpat dokumenti pagastu pārvaldēs tiek reģistrēti atsevišķos žurnālos un nogādāti atbilstoši kompetencei.
Savukārt pastāv arī novadu pašvaldības, kurās dokumentu apriti nodrošina vienota elektroniskā vadības sistēma, kur dokumentu aprite notiek divējādi – centralizēti vai decentralizēti.
Vienotās elektroniskās dokumentu aprites sistēmas ieviešana nodrošinātu vienotu un centralizētu dokumentu uzskaiti, apriti un izpildes kontroli novadu pašvaldībās, kā arī radītu iespēju ietaupīt un veicinātu labas pārvaldības principa ieviešanu novadu pašvaldībās, uzskata ministrijā.
Tiekoties ar novadu pašvaldību vadītājiem, lietvedības un IT speciālistiem, Latvijas Pašvaldību savienības pārstāvji dalīsies pieredzē ar dokumentu vadības sistēmas izvēli un ieviešanu, kā arī iepazīstinās ar labās prakses piemēriem novadu pašvaldībās.
Novadu pašvaldības ar ministrijas izstrādāto kārtību par dokumentu apriti var iepazīties arī RAPLM mājas lapā www.raplm.gov.lv sadaļā Pašvaldībām, kurā iekļauta informācija par korespondences saņemšanas un apstrādes kārtību, reģistrāciju, dokumentu apriti pēc reģistrācijas, uzdevumu izpildi un kontroli un citiem aktuāliem jautājumiem.
6.novembrī RAPLM notiks semināri Kurzemes un Rīgas plānošanas reģionu novadu speciālistiem par dokumentu aprites organizēšanu novadu pašvaldībās.
Informāciju sagatavoja:
Ilze Dišlere
Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrijas
Komunikācijas nodaļas vadītāja vietniece
Tālr.: 67770388; 26111123
E-pasts: Ilze.Dislere@raplm.gov.lv; prese@raplm.gov.lv
