Izglītības, kultūras un sporta departaments
No izglītības iestādes pārstāvja uzzināju, ka tās iekšējie normatīvi akti (INA), piemēram, vērtēšanas kārtība, tiek parakstīti Rīgas valstspilsētas pašvaldības DVS ELISS ietvaros, neizmantojot drošu elektronisko parakstu, bet izmantojot nekvalificētu parakstīšanas sistēmu, kas pieejama pašā DVS. Vai ir kāds normatīvais akts, kas uzliktu pienākumu iestādes vadītājam parakstīt INA pašrocīgi vai ar drošu elektronisko parakstu? Ja nav, vai personai ir tiesības pārliecināties par paraksta esamību uz INA? Man skaidroja, ka no ELISS nav iespējams izsniegt jebkādu parakstītu datni vai paraksta datus. Tas šķiet nepilnīgi izstrādāts risinājums, jo ir vienkārši jātic, ka dokuments ir parakstīts.
Pārvaldes dokumentu sagatavošanas kārtību Rīgas valstspilsētas pašvaldības Izglītības, kultūras un sporta departamenta padotībā esošajās iestādēs (turpmāk – iestādes) nosaka Rīgas valstspilsētas pašvaldības Izglītības, kultūras un sporta departamenta 07.11.2025. iekšējie noteikumi Nr. DIKS-25-26-nts “Dokumentu pārvaldība Rīgas valstspilsētas pašvaldības Izglītības, kultūras un sporta departamenta padotībā esošajās iestādēs” (turpmāk – noteikumi). Noteikumi izstrādāti, ņemot vērā Rīgas valstspilsētas pašvaldības 17.06.2022. iekšējos noteikumus Nr. RD-22-31-nti “Dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtība Rīgas valstspilsētas pašvaldības administrācijā” un citus iekšējos un ārējos normatīvos aktus, kā arī tos piemēro jautājumiem, kuri nav ietverti noteikumos.
Noteikumos paredzēts, ka dokumenti tiek sagatavoti elektroniskā formātā Rīgas domes Elektroniskās lietvedības informācijas aprites un sēžu nodrošināšanas sistēmā (turpmāk – lietojumprogramma ELISS), kā arī paredz dokumentu parakstīšanas formātus: drošs elektroniskais paraksts, elektronisks paraksts, kad lietotājs ir identificējies lietojumprogrammā ELISS (“sistēmas paraksts”), un dokumentu parakstīšana papīra formā. Tomēr formāta izvēle un gadījumi, kad iestāde var piemērot “sistēmas parakstu”, ir stingri reglamentēti noteikumos.
Noteikumi paredz, ka iestādes iekšējie normatīvie akti un rīkojumi organizatoriskos jautājumos tiek parakstīti ar drošu elektronisko parakstu lietojumprogrammā ELISS, kā rezultātā veidojas EDOC formāta fails.
Tomēr, ja iestāde iekšējo normatīvo aktu kļūdaini ir parakstījusi ar “sistēmas parakstu” un ja attiecīgā dokumenta atvasinājums jāiesniedz citā institūcijā, tad iestādes atbildīgajam darbiniekam jānodrošina apliecinātās kopijas sagatavošana.
Noteikumos skaidri noteikts, ka atvasinājumi tiek parakstīti ar drošu elektronisko parakstu. Ja rodas pamatotas šaubas par dokumenta autentiskumu, tad papildus var lūgt pievienot sistēmā redzamo informāciju no dokumenta kartītes.
Lai sekmētu korektu dokumentu noformēšanu un noteikumu pareizu piemērošanu, nepieciešama informācija, kurā iestādē šāda situācija ir izveidojusies.
Viena kalendāra mēneša ietvaros sniedzam 200 e-konsultācijas.
Tā kā limits ir sasniegts, jautājumu varēsi iesniegt, sākot no nākamā mēneša 1.dienas.
Iespējams, ka atbilde uz līdzīgu jautājumu jau ir sniegta, tāpēc izmanto e-konsultāciju meklētāju!
