Dokumentu juridiskā spēka likums nosaka: lai dokuments vai tā atvasinājums iegūtu juridisku spēku, organizācija, izstrādājot un noformējot attiecīgo dokumentu, ievēro normatīvajos aktos, savos statūtos, nolikumā vai dibināšanas līgumā un citos organizācijas darbību reglamentējošos tiesību aktos noteiktās pilnvaras.

Dokumentam juridisks spēks ir tad, ja uz tā ir rekvizīti: dokumenta autora nosaukums, dokumenta datums, numurs, dokumenta veida nosaukums, dokumenta izdošanas vieta un paraksts. Tas noteikts Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumos Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība". Noteikumi arī prasa: Ja organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas dokumentā ir sagatavots kādas amatpersonas paraksts, bet faktiski dokumentu paraksta cita amatpersona (pienākumu izpildītājs), zem amatpersonas amata nosaukuma raksta atzīmi "p.i." un norāda faktiskā parakstītāja paraksta atšifrējumu.

Uzņēmumā būtu jābūt lietvedības procesa organizācijas kārtībai (instrukcijai), kurā arī noteikta dokumentu aprite, kādus iekšējos normatīvos aktus un kādos gadījumos izdod uzņēmuma vadītājs.

Uzņēmuma vadītājs (valde) var deleģēt dokumentu parakstīšanu jebkuram darbiniekam, ja tas nav aizliegts organizācijas dokumentos, piemēram, statūtos.

Rīkojums ir tiesisks akts, kuru atbilstoši savām pilnvarām un kompetencei izdod uzņēmuma vadītājs. Pilnvara ir dokuments (apliecinājums), ko izsniedz pilnvarotai personai, piešķirot kādas tiesības rīkoties vai uzticot veikt kādu uzdevumu pilnvaras izsniedzēja vārdā (vietā).

Rīkojumu paraksta uzņēmuma vadītājs vai amatpersona, kurai piešķirtas tiesības izdot rīkojumus savas kompetences ietvaros.

Tātad vadītājs ar rīkojumu var pilnvarot attiecīgo personu parakstīt konkrētos dokumentus, nosakot konkrētu laiku, uz kādu šis rīkojums attiecas. Rīkojumā jābūt norādītam tā izdošanas pamatojumam, piemēram, saistībā ar darba organizatorisko nepieciešamību. Ar rīkojumu jāiepazīstina attiecīgā persona, kurai arī jāparakstās, apliecinot, ka ar rīkojumu iepazinusies. Uz rīkojuma jābūt datumam un dokuments ir jāiereģistrē.

Piemēram:

Grāmatvedības normatīvajos aktos ir noteiktas prasības paraksttiesīgai personai. Piemēram, Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.5844 Par lietvedības jautājumiem būtu ieteicams apmeklēt kursus, kuros piedāvā arī skaidrojumu par dokumentu apriti, dokumentu pārvaldību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām.