VSIA “Latvijas Vēstnesis” valdes biroja vadītāja – lietvede Sandra Dāve – sniedza šādu skaidrojumu.

Atbilstoši MK noteikumu Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām", 13.². punktam papīra formas dokumenta elektroniskās kopijas var veidot divējādi :

1) Atsevišķā failā (vēlams txt formātā) raksta apliecinājumu par kopijas pareizību.  (MK noteikumu Nr. 558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", 49. un 50. punkts) Šo apliecinājuma teksta failu un apliecināmā dokumenta elektronisko kopiju paraksta ar drošu elektronisko parakstu vienā EDOC pakotnē (t.i., abus failus kopā).  

2) Papīra formas dokumentam izveido papīra formas kopiju. Uz tās noformē kopijas apliecinājuma uzrakstus atbilstoši MK noteikumu Nr. 558 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 4.sadaļas 47. 48., 49., 50., 52., 53. punktu prasībām, ņemot vērā, ka apliecinātāja personiskā paraksta vietu un apliecinājuma datuma ierakstu noformē kā elektroniski parakstītam dokumentam. Šai noformētajai papīra formas kopijai izveido tās elektronisko kopiju, kuru paraksta ar drošu elektronisko parakstu.

Jāņem vērā, ka:

1) Papīra formas dokumentu elektroniskās kopijas saglabājamas PDF, PDF/A, JPEG, TIFF vai PNG formātā. To nosaka MK noteikumu Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām", 13.1. punkts.

2) Atbilstoši Elektronisko dokumentu likums, 5. panta 2.punktam elektronisko kopiju pareizību var apliecināt personas, kurām ir normatīvajos aktos noteiktas tiesības apliecināt dokumentu oriģinālu kopijas.