Plaša mēroga krīzē (piemēram, dabas stihija, teroristu uzbrukums, karadarbība) Ārlietu ministrija varēs operatīvi sazināties ar ceļotāju vai viņa norādīto kontaktpersonu, lai sniegtu nepieciešamo konsulāro palīdzību. Krīzēs ar Konsulārā reģistra sistēmu vienlaikus varēs strādāt vairākas konsulārās amatpersonas, operatīvi apkopojot un grupējot informāciju pēc vajadzības, līdz Latvijas valstspiederīgajiem operatīvi tiktu sniegta nepieciešamā konsulārā palīdzība.
Lai ceļotājiem Konsulārajā reģistrā būtu jāievada mazāk informācijas, daļa datu tiks izgūti no Fizisko personu reģistra. Tāpat personas varēs norādīt, vai ceļo vienas, kopā ar ģimeni vai draugu grupu. Joprojām ir saglabāta iespēja ievadīt datus par trešajām personām, lai organizētu grupu ceļojumu gadījumā brauciena organizatoram vai personai no grupas būtu iespēja reģistrēt visus ceļotājus, tādējādi izvairoties, ka katram ceļotājam brauciens jāreģistrē individuāli. Vienlaikus minētais nodrošinās, ka ārkārtējās situācijās konsulārās amatpersonas būs informētas, ar ko kopā ceļo konkrētā persona, kā arī atvieglos saziņu, jo tā notiks tikai ar vienu ģimenes vai ceļotāju grupas locekli.
Reģistrēt ārvalstu ceļojumus, kas nepārsniedz trīs mēnešus, var ikviena persona, kurai Latvijā ir noteikts tiesiskais statuss: Latvijas pilsoņi, Latvijas nepilsoņi, personas, kuras Latvijā atzīta par bezvalstniekiem, personas, kurām piešķirts bēgļa vai alternatīvais statuss Latvijā, personas, kurām piešķirta pagaidu aizsardzība, kā arī šo personu ģimenes locekļi, kas ceļo kopā ar minētajām personām. Reģistrēšanās ir brīvprātīga un bez maksas.
Konsulārajā reģistrā iekļautie dati tiks automātiski anonimizēti trīs mēnešus pēc ceļojuma beigām, ievērojot maksimālo iespējamo termiņu, kādā persona var īslaicīgi uzturēties ārvalstīs. Iepriekš Konsulārajā reģistrā iekļautie dati bija jādzēš manuāli, rūpīgi sekojot līdzi katra ieraksta veikšanas laikam, lai netiktu pārkāpti noteiktie datu uzglabāšanas termiņi. Anonimizētie dati tiks izmantoti, lai prognozētu konsulāro amatpersonu darba apjomu, plānotu finanšu līdzekļus, sagatavotu statistikas pārskatus u. tml.
Lēmums par jauna Konsulārā reģistra izstrādes nepieciešamību tika pieņemts pēc tam, kad pēdējo gadu lielākajās krīzēs, kā, piemēram, Covid-19 pandēmija, karš Ukrainā, tika konstatēts, ka līdzšinējais reģistrs ir tehniski novecojis un izmantošanā nav aktuāls ne ceļotājam, ne konsulārajām amatpersonām. Tāpat tas nenodrošināja Ārlietu ministrijai nepieciešamo funkcionalitāti operatīvas konsulārās palīdzības sniegšanā valstspiederīgajiem, kas nonākuši krīzes situācijās ārvalstīs.
2025. gada 14. oktobrī “Konsulārā reģistra noteikumi” tika apstiprināti Ministru kabineta sēdē.
