Līdz šim publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā bija spēkā trīs dažādi MK noteikumi, taču tagad tiesiskais regulējums ir konsolidēts, vienkāršots un redakcionāli precizēts vienā normatīvajā aktā, kas piemērojams visiem dokumentiem neatkarīgi no to nesējvides – elektroniskās vai fiziskās.
Noteikumu izstrāde veikta saskaņā ar Arhīvu likumā paredzēto deleģējumu Ministru kabinetam noteikt Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām.
Atbilstoši Arhīvu likumam "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" nosaka arī kārtību, kādā institūcija reģistrē un glabā saņemtos datu subjektu paziņojumus, kā tiek nodrošināta sasaiste ar institūcijas dokumentiem, kā arī to, kādā kārtībā notiek informācijas apmaiņa starp institūcijām un Latvijas Nacionālo arhīvu, lai nodrošinātu informācijas sasaisti ar arhīviski vērtīgajiem dokumentiem, uz kuriem attiecas paziņojumā ietvertā informācija par nepilnīgu un neprecīzu datu papildināšanu.
Paredzams, ka, normatīvajam regulējumam stājoties spēkā, tiks panākts administratīvo izmaksu samazinājums valsts pārvaldes un pašvaldību iestādēm 353 695 eiro apmērā, jo visu institūciju lietām, kurām ir izveidots tajās esošo dokumentu reģistrs vai saraksts, nebūs jānumurē lapas, kas ir laikietilpīgs process. Izmaksu samazinājums veidosies arī institūcijām, izmantojot Valsts vienoto arhīvu informācijas sistēmu (VVAIS).
