Šobrīd dokumentu pārvaldība valsts iestādēs tiek organizēta dažādi, bieži vien decentralizēti, kas rada ievērojamu administratīvo slogu, neefektīvu resursu izmantošanu un ierobežotu dokumentu pieejamību. Lai mainītu esošo situāciju, VARAM, piesaistot konsultāciju uzņēmumu “KPMG Baltics SIA ”, 2024.–2025. gadā ir veikusi esošās situācijas priekšizpēti dokumentu pārvaldības jomā.
Informatīvā ziņojuma mērķis ir sniegt Ministru kabinetam neatkarīgu un visaptverošu kopsavilkumu, kas kalpotu par pamatu lēmumam uzdot VARAM uzsākt dokumentu pārvaldības procesu sākotnējo izpēti visā valsts pārvaldē, ņemot vērā VARAM un piesaistīto konsultantu “KPMG Baltics SIA” veiktās priekšizpētes laikā identificētos trūkumus attiecībā uz dokumentu pārvaldības procesu, kā arī izvirzīt konkrētus uzdevumus VARAM sadarbībā ar Tieslietu ministriju pilotprojekta īstenošanā.
VARAM jau ir izveidojusi Vienotā dokumentu vadības centra (VDVC) modeli, kas šobrīd darbojas uz starpresoru sadarbības pamata, nodrošinot dokumentu pārvaldības pakalpojumus Klimata un enerģētikas ministrijai, Valsts administrācijas skolai un Tieslietu akadēmijai. 2026. gadā plānots VDVC pakalpojumu paplašināt uz VARAM resora iestādēm. Savukārt Tieslietu ministrijas resora iestādes, kas šobrīd izmanto DVS “DocLogix”, tiks pakāpeniski integrētas VDVC līdz 2029. gada novembrim, ieviešot vienotu dokumentu plūsmu un procesu standartizāciju.
Būtiski veidot vienotus, pārskatāmus un funkcionāli ērtus procesus, izmantojot mūsdienīgus un drošus, vienotus IT risinājumus valsts pārvaldē. Tāpēc VARAM uzsāks dokumentu pārvaldības procesu sākotnējo izpēti valsts pārvaldē, potenciālās izmaksas nodrošinot plānotā Eiropas Reģionālās attīstības fonda projekta ietvaros un ne vēlāk kā līdz 2026. gada nogalei sagatavos un iesniegs izskatīšanai Ministru kabinetā konceptuālo ziņojumu par vienotu dokumentu pārvaldības koncepciju valsts pārvaldē, lai pieņemtu lēmumu par turpmāku centralizācijas virzību.
