Patlaban darbojas četras informācijas sistēmas, kas strādā savstarpēji saistītas, daloties ar datiem e-vidē – Tiesu informatīvā sistēma, Prokuratūras informācijas sistēma, Ieslodzījuma vietu pārvaldes ieslodzīto informācijas sistēma, Probācijas klientu uzskaites sistēma. Projekta nākamajās kārtās plānots ne tikai uzlabot un pilnveidot esošās sistēmas, bet arī turpināt arvien jaunas iestādes pieslēgt kā lietotājus, tādējādi paplašinot to skaitu un apjomu.
Uzlabojumi ir nepieciešami vienmēr
Projekts ir sarežģīts, kura procesā mainās gan izstrādātāji, gan arī projekta vadība un cilvēki. Katrs no viņiem procesus interpretē atšķirīgi, jo arī vajadzības un nepieciešamības ar gadiem un pat mēnešiem mainās. Administratīvās tiesas sagatavošanos darbam TIS2 uzsāka pirms aptuveni diviem gadiem, iesaistoties darba grupā, kurā viens no dalībniekiem ir arī Administratīvās rajona tiesas Rīgas tiesu nama tiesneša palīgs Roberts Dolidze. Viņš pauž, ka ar samērā vienkāršām lietām e-lietas platformā strādāt ir ērti un efektīvi, taču nepieciešami atsevišķi uzlabojumi ar sarežģītākām un ietilpīgākām lietām: “Gadījumos, ja lietas materiālu kopums ir neliels, e-lieta tiešām strādā lieliski, un digitālajā vidē sagatavotie dokumenti ir ērti lietojami. Problēmas rodas ar tām lietām, kas ir sarežģītākas, ietilpīgākas un ar daudz pievienotajiem failiem. Tad svarīgi pārbaudīt pilnīgi visus dokumentus un pārliecināties, vai zem e-doc neslēpjas vēl kāds papildu dokuments.”
Tiesu administrācijas informācijas sistēmu attīstības nodaļas vadītāja I. Piševa piekrīt, ka darbs ar apjomīgām lietām un lielu dokumentu skaitu lietotājiem joprojām var būt sarežģīts. Šie jautājumi tiek regulāri pārrunāti ar tiesu pārstāvjiem, un saņemtie priekšlikumi tiek izvērtēti, plānojot sistēmas turpmākos uzlabojumus. E-lieta nav pabeigts vienreizējs risinājums – tā tiek pilnveidota atbilstoši lietotāju praktiskajai pieredzei. Tiesās saņemtie elektroniskie dokumenti nereti ir ievietoti sarežģītas struktūras apakšmapēs, arhivēti, sastāv no dažādām datnēm un specifiskiem failu formātiem, kuru apstrāde ne vienmēr ir iespējama ar standarta risinājumiem.
R. Dolidze norāda, ka vēl viens būtisks uzlabojums, kas atvieglotu tiesu darbu, ir sakārtota dokumentu numerācija, lai palīdzētu veidot korektas atsauces uz tiem. “Ja lieta ir papīra formātā, tad numurus redzam un ir viegli visu procesu sakārtot, taču e-lietā šī ir problēma. Tādēļ ir nepieciešams risinājums, lai atvieglotu darbinieku ikdienu un sakārtotu pašu sistēmu,” saka R. Dolidze, piebilstot, ka ir arī pozitīvas lietas, “piemēram, darba grupā esam diskutējuši par to, ka rīks labi strādā tad, ja nepieciešams atrast kādu informāciju dokumentos, kas ievērojami atvieglo gan manu, gan arī kolēģu darbu un tā veikšanas ātrumu. Protams, ir vieta arī izaugsmei, bet pie tā tiek strādāts.”
I. Piševa skaidro, ka dokumentu pārskatāmība un iespēja veidot precīzas atsauces ir būtiska pilnvērtīgam darbam elektroniskā lietā. “Dokumentu numerācijas un strukturēšanas pilnveidošana ir viens no lietotāju izvirzītajiem jautājumiem, kuru izdevies atrisināt tikai daļēji, tāpēc nākamajā e-lietas posmā būtiska uzmanība tiks pievērsta dažādiem lietojamības uzlabojumiem,” uzsver I. Piševa.
Vienots process vienotā sistēmā
Ņemot vērā, ka e-lietas projekts tiek īstenots vairākās kārtās un tajā iesaistās vairākas institūcijas, būtiski ir savlaicīgi vienoties par kopīgiem mērķiem, datu apmaiņas principiem un praktiskajām lietotāju vajadzībām. “Mums ir svarīgi, lai e-lieta neveidotos kā atsevišķu, savstarpēji nodalītu iestāžu risinājumu kopums, bet gan kā vienota, droša un lietotājiem saprotama digitālā vide. Tai jānodrošina efektīva sadarbība starp institūcijām un nepieciešamā datu apmaiņa digitālajā laikmetā,” norāda Valsts probācijas dienesta Informācijas sistēmu pārvaldības nodaļas vadītājs, biznesa procesu analītiķis Emīls Kālis. Viņš uzsver, ka konceptuāli e-lietas attīstība vērtējama pozitīvi: “Koplietošanas klasifikatori un integrācijas kopumā darbojas labi, un sadarbības spēja ar citām iestādēm ir būtiski uzlabojusies. Pateicoties integrācijām, datu apmaiņa starp iestādēm notiek ātrāk un strukturētāk, kas ikdienā ļauj samazināt manuālu darbu un paātrināt procesu izpildi.”
Tiesu administrācijas e-lietas programmas projektu vadītājs Kristaps Zēlavs uzsver, ka e-lietas būtība nav tikai atsevišķu informācijas sistēmu attīstība. Tās galvenais uzdevums ir nodrošināt vienotu digitālu procesu, kurā iestādes var droši un efektīvi apmainīties ar datiem. Tāpēc katrs uzlabojums jāvērtē ne tikai no vienas iestādes vajadzību skatpunkta, bet arī pēc tā, kā tas ietekmēs pārējos procesa dalībniekus.
E. Kālis norāda, ka viens no būtiskākajiem ieguvumiem Valsts probācijas dienestam ir starpinstitūciju sūtījumu saņemšana un nosūtīšana elektroniskā vidē. “Šie procesi šobrīd notiek ievērojami ātrāk un ērtāk. Vienlaikus esam ieviesuši automātiskos testus, pilnveidojuši datņu apstrādi un veikuši citus tehniskus darbus, lai sistēma darbotos stabili, droši un paredzami,” skaidro E. Kālis. Viņš kā būtisku ieguvumu min arī e-lietas portāla un lietotņu sniegtās iespējas, kas nodrošina papildu digitālos kanālus klientiem, brīvprātīgajiem un darba devējiem, piemēram, sabiedrisko darbu saskaņošanai un atskaišu iesniegšanai. “Otrajā kārtā ieviesām klientu lietotni “Atbalsts”, kas palīdz uzlabot uzraudzības procesa efektivitāti. Klientiem ir vienkāršāk sekot līdzi saviem pienākumiem, iepazīties ar nosacījumiem un saņemt atgādinājumus. Tas samazina risku, ka pienākumi netiek izpildīti pārpratumu vai neprecīzi pierakstītas informācijas dēļ.”
Iespēja taupīt resursus
Visas iestādes, kas saskaras ar e-lietu, kā galveno ieguvumu norāda laika un resursu ekonomiju. Ja iepriekš sarakste ar citām iestādēm notika e-pasta vai pat papīra formātā, pašreiz situācija ievērojami mainījusies. “Lai gan varētu šķist, ka galvenie ieguvēji ir pašas iestādes, piemēram, prokuratūra un citas tiesību aizsardzības iestādes, patiesībā arī cilvēkiem e-lieta ievērojami atvieglo ikdienu. Pirmkārt, ne tikai tiesām, bet arī lietu dalībniekiem visi materiāli ir pieejami elektroniskā veidā, ļaujot tiem ātri piekļūt un ērti strādāt. Otrkārt, tiesu darbiniekiem tiek ievērojami atvieglota ikdiena, jo nav nepieciešams kopēt un manuāli izsniegt nepieciešamos lietas materiālus. Tāpat arī žurnālistiem ir iespēja iepazīties ar pieejamo informāciju, izmantojot e-lietas portālu,” norāda Latvijas Republikas prokuratūras Administratīvā direktora dienesta Projektu un apmācības nodaļas vadītāja Renāte Ķiploka.
Viņas viedoklim piekrīt arī E. Kālis, norādot, ka provizoriskais sistēmas novērtējums apliecina būtisku administratīvā darba samazinājumu. “Atsevišķos procesos viena integrācija gada griezumā var ietaupīt līdz pat pilnas darba slodzes ekvivalentam. Šis resurss nepazūd – to var novirzīt kvalitatīvākam saturiskajam darbam, samazinot formālas un mehāniskas darbības,” skaidro E. Kālis. Viņš uzsver, ka ar integrāciju un portāla starpniecību iespējams mazināt arī administratīvo slogu. “Uzraudzības darbā mums regulāri nepieciešama informācija no citām valsts un pašvaldību iestādēm, piemēram, riska novērtēšanas vajadzībām. Digitāla datu apmaiņa ļauj šo informāciju iegūt ātrāk, strukturētāk un ar mazāku manuālu iesaisti.”
Iepriekš paustajam piekrīt arī K. Zēlavs, skaidrojot, kā e-lietas radītais resursu ietaupījums izpaužas vairākos līmeņos. Pirmkārt, būtisks ieguvums ir iespēja lietas materiāliem piekļūt attālināti un jebkurā laikā, kas atvieglo darbu gan iestāžu darbiniekiem, gan citiem e-lietas lietotājiem. Otrkārt, izmantojot informācijas tehnoloģiju risinājumus, var aizstāt personu manuālu darbu, piemēram, automatizējot dokumentu ielasīšanu un pieteikumu par saistību piespiedu izpildīšanu brīdinājuma kārtībā izskatīšanu. Rezultātā ietaupītais laiks var tikt novirzīts saturiskam darbam – lietu izskatīšanai, lēmumu sagatavošanai un kvalitatīvākai saziņai ar procesa dalībniekiem. Darbs turpinās un sistēmas ar katru brīdi kļūst lietotājiem draudzīgākas. Viens ir skaidrs – nākotnē strādāsim ar e-lietu! Šī pieeja palīdz paātrināt lietu izskatīšanu kā darba vietā, tā arī attālināti, kas ir ievērojams ieguvums, salīdzinot ar laiku pirms platformas izveidošanas.
