Privātpersonu lietišķā sarakste. Kas jāzina, lai nepieļautu kļūdas (I)

Lietišķās sarakstes prasības un ieteikumus ir iespējams apgūt gan no lietvedības mācību grāmatām, gan tās ir noteiktas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumos Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība".

Šajā rakstā ir apkopotas lietišķās sarakstes prasības, kas noteiktas iepriekš minētajos noteikumos. Prasības attiecas uz dokumentiem, kurus rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts vai fiziskā persona.

Vispārīgās prasības dokumentu izstrādei

MK noteikumu otrā nodaļa atrunātas vairākas prasības, kas ir jāievēro pareizai dokumentu izstrādei. Būtiski ir iegaumēt, ka dokumentu izstrādā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu tā juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu. Tas nozīmē, ka dokumentam ir jāatbilst visām dokumentu izstrādes un noformēšanas prasībām.

Ir jāievēro, ka dokumentā nedrīkst būt

• dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Kļūdainos ierakstus pārsvītro un labojumus atrunā ar ierakstu "Labotam ticēt", apliecinot šo ierakstu ar labojumu veikušās personas personisko parakstu, kā arī norādot personiskā paraksta atšifrējumu (vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu) un labojuma datumu;
• rakstīts tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā.

Saīsinājumu lietošana

Bieži lietišķajā sarakstē izmanto vārdu saīsinājumus. Tādēļ ir jāzina, kā tos pareizi lietot. Noteikumu 8.punkts paredz: ja dokumentā lieto vārda vai vārdkopas saīsinājumu, to dokumentā atrunā. Saīsinājumu veido aiz saīsināmā vārda vai vārdkopas, iekavās ierakstot vārdu "turpmāk –" un attiecīgo saīsinājumu. Piemēram, Patērētāju tiesību aizsardzības centrs (turpmāk - PTAC).

Dokumentā var neatrunāt tradicionālos saīsinājumus valsts valodā. Tradicionālie saīsinājumi, kurus tekstā parasti lieto kā saīsinājumus, ir šādi

Dokumentā var lietot arī saīsinājumus, ar kuriem tekstā aizstāj parasti pilnā formā lietotus vārdus vai izteiksmes, ja tas nerada satura pārprotamību. Piemēram, apm. (apmēram), att. (attēli), dok. (dokuments) un citi, kā arī starptautiskos un Latvijas Republikā pieņemtos mērvienību apzīmējumus un to saīsinājumus, piemēram, vārds "stunda", starptautiskais apzīmējums – h, latviskais apzīmējums – st. Sīkāk piemēri ir izklāstīti noteikumu 1.pielikumā.

Dokumenta autors

Rakstot, piemēram, iesniegumu, pirmo raksta dokumenta autoru. Noteikumu 3.1.apakšnodaļa paredz: ja dokumenta autors ir fiziska persona, dokumentā norāda attiecīgās personas vārdu, uzvārdu un ziņas, kas ļauj dokumenta autoru nepārprotami identificēt, piemēram, deklarētās dzīvesvietas adresi, mācību iestādes nosaukumu un mācību apliecības numuru, personas kodu u.c.

Dokumenta autora nosaukums ir jānorāda dokumenta sākumā, un tas ir jānorāda visos dokumenta eksemplāros, arī tajos, kuri paliek pie dokumenta autora.

To norāda šādi:

Līga Lapsiņa

Pers. kods: 000000-00000

Bruņinieku iela 106-2, Rīga, LV-1221, tālr. +371 20000000, e-pasts liga.lapsina@inbox.lv

Dokumenta veids

Lietišķajā sarakstē ir jāprecizē, kāds ir dokumenta veids. Noteikumu 128.punkts paredz, ka dokumenta veida nosaukumu raksta nominatīvā, grafiski izceļot attiecībā pret pārējo dokumenta informāciju, piemēram, ar lielajiem burtiem.

To norāda šādi:

IESNIEGUMS

Dokumenta izdošanas vietas nosaukums

Noteikumu 29.-31.punktā izklāstīts, ka dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda dokumenta parakstīšanas vietu. Ja dokuments izdots Latvijā, dokumenta izdošanas vietas nosaukumu norāda atbilstoši attiecīgās administratīvās teritorijas oficiālajam nosaukumam. Ja dokuments izdots

• pilsētā, – norāda tikai pilsētas nosaukumu;
• pagastā, – norāda novada un attiecīgā pagasta nosaukumu.
• ārvalstī, dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda attiecīgās valsts administratīvās teritorijas oficiālo nosaukumu un valsti.

To norāda šādi:

IESNIEGUMS

Rīgā

Dokumenta datums

Dokumenta datumam ir jābūt dokumenta parakstīšanas datumam. Noteikumu 3.2.apakšnodaļa noteic, ka dokumenta datumu var attēlot divos veidos:

• tekstuālā veidā – secīgi raksta gada kārtas skaitli ar arābu cipariem, tad vārdu "gada", kam seko mēneša dienas kārtas skaitlis ar arābu cipariem un mēneša nosaukums lokatīvā;

Piemēram, 2013.gada 1.septembrī

• skaitliskā veidā – raksta ar arābu cipariem, sākumā norādot mēneša dienas kārtas skaitli ar diviem cipariem, tad mēneša kārtas skaitli ar diviem cipariem, kam seko gada kārtas skaitlis ar četriem cipariem. Ja mēneša vai dienas kārtas skaitlis ir vienzīmes skaitlis, tad pirms tā raksta ciparu "nulle". Aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liek punktu.

Piemēram, 01.09.2013.

Adresāts

Adresāts ir dokumenta saņēmējs, kam ir domāts iesniegums vai attiecīgi dokuments. Noteikumu 3.4.apakšnodaļa noteic: ja dokumenta saņēmējs ir:

• organizācija, rekvizītā "adresāts" norāda pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu;
• organizācijas struktūrvienība vai koleģiālā institūcija, rekvizītā "adresāts" norāda pilnu organizācijas nosaukumu un attiecīgās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas nosaukumu. Pilnu organizācijas nosaukumu rekvizītā "adresāts" var nenorādīt, ja dokumenta saņēmējs un dokumenta autors ir vienas un tās pašas organizācijas ietvaros;
• organizācijas amatpersona vai darbinieks, rekvizītā "adresāts" norāda attiecīgās amatpersonas vai darbinieka pilnu amata nosaukumu, kas ietver arī organizācijas pilnu nosaukumu. Rekvizītā "adresāts" papildus var norādīt arī šīs amatpersonas vai darbinieka vārdu un uzvārdu vai vārda iniciāli un uzvārdu, kā arī lietot uzrunu;
• fiziska persona, rekvizītā "adresāts" norāda šīs personas vārdu un uzvārdu vai vārda iniciāli un uzvārdu, kā arī ziņas, kas ļauj adresātu nepārprotami identificēt. Rekvizītā "adresāts" papildus var lietot uzrunu.

To norāda šādi:

Akciju sabiedrības "X"

valdes priekšsēdētājam

god. J.Vējiņam

Zem adresāta vārda un uzvārda var norādīt arī saņēmēja adresi vai elektroniskā pasta adresi, ja dokumentu nosūta pa elektronisko pastu.

Paraksts

Personai izveidotais dokuments obligāti ir jāparaksta, lai tam būtu juridisks spēks. Noteikumu 3.3.apakšnodaļa paredz, ka fiziskas personas dokumenta rekvizītā "paraksts" iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu. Personai ir jāparaksta visi dokumenta eksemplāri, arī tie, kuri paliek pie dokumenta autora.

Ir jāievēro, ka dokumentu noformē tā, lai rekvizīts "paraksts" būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz teksta daļu (rindu).

To norāda šādi:

(personīgais paraksts)

L.Lapsiņa

Iesnieguma paraugs

Līga Lapsiņa

Pers. kods: 000000-00000

Bruņinieku iela 106-2, Rīga, LV-1221, tālr. +371 20000000, e-pasts liga.lapsina@inbox.lv

IESNIEGUMS

Rīgā

2013.gada 1.septembrī

Akciju sabiedrības "X"

valdes priekšsēdētājam

god. J.Vējiņam

Iesnieguma teksts

(personīgais paraksts)

L.Lapsiņa

Turpmāk vēl.