Fizisko personu datu apstrādi reglamentē Vispārīgā datu aizsardzības regula 2016/679 (turpmāk – Regula) un Latvijas Republikas nacionālie tiesību akti. Regula nosaka, ka to nepiemēro, ja datu apstrāde ir veikta tikai un vienīgi mājsaimniecības, t. i., personīgajām, vajadzībām.

Ja klients ir fiziska persona un ierakstu plāno izmantot tikai savām vajadzībām, kas nav saistīts ar profesionālu vai komerciālu darbību, ja nav plānots nodot ierakstu trešajām personām (arī publicēt internetā, piemēram, sociālajos tīklos), Regulas prasības šādām darbībām netiek piemērotas (tai skaitā Regulā noteiktās informēšanas prasības).

Savukārt, ja ieraksta veikšanas mērķis ir leģitīmo interešu aizsardzība, kvalitātes kontrole vai cits, tad saskaņā ar Regulas normām (13. pants) pirms sarunas ieraksta veikšanas klienta pienākums ir informēt par sarunas ierakstīšanu, saņemt personas piekrišanu sarunas ierakstīšanai un sniegt Regulas 13. pantā noteikto informāciju.

Ja audioieraksts tiek veikts ar iepriekšēju nodomu, neaprobežojoties tikai ar personīgajām vajadzībām, datu apstrāde jāveic saskaņā ar Regulas 5. un 6. pantā noteiktajām prasībām.