Dzīvojamās mājas pārvaldīšana ir līgumiskas attiecības kuras veidojas, noslēdzot rakstveida līgumu starp dzīvojamās mājas pārvaldnieku un dzīvokļu īpašnieku kopību (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 10. pants – turpmāk likums.). Minētajā likumā ir noteikti pārvaldnieka pienākumi un tiesības. Tādējādi fizisko personu datu apstrāde (pildot līguma nosacījumus) ir pamatojama ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 2016/679 6. panta 1. punkta b) apakšpunktu. Pildot līguma noteikumus, pārvaldniekam savā darbībā ir pienākums ievērot arī regulas 5.  panta priekšnosacījumus, t. i., veikt tikai likumīgu datu apstrādi, apstrādāt datus tikai nepieciešamā mērķa sasniegšanai, ievērot datu apstrādes minimizēšanas pamatnosacījumus u. c.

Viena no dzīvojamās mājas pārvaldīšanas darbībām ir mājas lietas vešana (likuma 6. panta 2. daļas 3. punkts). Mājas lietā iekļaujamais informācijas apjoms ir noteikts likuma 8. pantā.

Likuma 28. panta 3. daļā teikts, ka dzīvojamās mājas īpašniekam (attiecīgi arī katram dzīvokļa īpašniekam) ir tiesības iepazīties ar mājas lietu bez ierobežojumiem un izgatavot dokumentu atvasinājumus, ievērojot personu datu aizsardzības prasības.

Līdz ar to pārvaldnieks bez tiesiska pamata nav tiesīgs izsniegt ziņas par dzīvokļu īpašumiem un īpašniekiem.

Savukārt, ja kāds no īpašniekiem realizē likumā noteiktās tiesības iepazīties ar mājas lietu, tad pārvaldniekam ir jānodrošina citu īpašnieku (vai trešo pušu) personas datu aizsardzība šajā procesā.

Nekustamo īpašumu īpašnieku dati ir pieejami vienotajā datorizētajā zemesgrāmatā (www.zemesgramata.lv).