Personas apliecinoša dokumenta (un tā saturošo datu) kopēšana ir fizisko personas datu apstrāde. Personas apliecinoša dokumenta kopēšana ir pieļaujama, ja tas tieši ir noteikts normatīvajā aktā.

Datu apstrādi Latvijā, līdzīgi kā citās ES dalībvalstīs, reglamentē Vispārīgā datu aizsardzības regula 2016/679 un Latvijas Republikas nacionālie tiesību akti.

Lai datu apstrāde būtu tiesiska, ir jāievēro regulas 5. panta priekšnosacījumi un jārod regulas 6. pantā noteiktais datu apstrādes tiesiskais pamats.

Datu apstrādes tiesiskais pamats (regulas 6. panta izpratnē) ir personas brīvi dota piekrišana, ar datu subjektu noslēgtā līguma izpilde (vai datu subjekta lūgums noslēgt līgumu), apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses; lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot pārzinim likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras; pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai.

Tādējādi, ja jūs darba līguma izpildes ietvaros veicat kravu komercpārvadājumu šofera amatā un kravas iekraušanas procesā jums pieprasa izsniegt personas apliecinoša dokumenta kopiju (vai dokumenta kopēšanu veic preču iekraušanas vietas darbinieki), šāda prasība neatbilst regulas normām, ja vien kādā normatīvā aktā nav tieši paredzēts pienākums veikt personas apliecinoša dokumenta kopēšanu.

Nosūtītājs ir tiesīgs pieprasīt jums uzrādīt personas apliecinošu dokumentu (jūsu identifikācijai), lai pārliecinātos, kam un kādos apstākļos tiek izdota krava.