Vārda maiņu var veikt tikai noteiktu iemeslu dēļ. Latvijā personas vārda un uzvārda maiņas iemesli noteikti Vārda, uzvārda un tautības ieraksta maiņas likumā. Saskaņā ar minētā likuma 2. pantu vārdu vai uzvārdu (vārdu un uzvārdu) var mainīt persona, kura ir Latvijas pilsonis, nepilsonis vai kurai Latvijas Republikā piešķirts bezvalstnieka statuss, ja tā sasniegusi 15 gadu vecumu un ja pastāv kāds no šādiem iemesliem:

• vārds vai uzvārds apgrūtina personas iekļaušanos sabiedrībā;
• persona vēlas dzimšanas reģistrā ierakstītajam vārdam pievienot otru vārdu. Vārds, kurš reģistrā ierakstīts pirmais, uzskatāms par pamatvārdu;
• persona vēlas iegūt vai pievienot savam uzvārdam laulātā uzvārdu;
• persona vēlas iegūt savu dzimtas uzvārdu tiešā augšupējā līnijā;
• persona vēlas atgūt savu dzimto vai pirmslaulības uzvārdu, ja tas nav izdarīts, šķirot laulību, vai pēc laulības atzīšanas par spēkā neesošu;
• personai mainīts dzimums;
• viens no nepilngadīgas personas vecākiem vai abi vecāki ir notiesāti par tīša, smaga vai sevišķi smaga nozieguma izdarīšanu.

Ja persona vārda maiņu vēlas veikt kāda iepriekš minētā iemesla dēļ, persona var mainīt vārdu, un to ir iespējams izdarīt, atrodoties ārvalstī.

Latvijas Republikas pilsoņiem, kas uzturas (pastāvīgi dzīvo) ārzemēs, ir iespēja veikt vārda, uzvārda vai tautības ieraksta maiņu, personīgi iesniedzot iesniegumu attiecīgās valsts Latvijas Republikas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā pārsūtīšanai Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentam.

Iesniegums šajā gadījumā ir īpaša veidlapa, ko persona saņems un aizpildīs uz vietas Latvijas Republikas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā.

Vārda, uzvārda un tautības ieraksta maiņas likuma 5. pantā ir norādīti iesniegumam par vārda maiņu klāt pievienojamie dokumenti.

Proti, personai, kas vēlas veikt vārda maiņu, līdzi jāņem pase un fotogrāfija (4,5 x 3,5 cm) un personīgi jādodas uz Latvijas Republikas vēstniecību konkrētajā valstī. Vēstniecībā jāaizpilda Latvijas Republikas Dzimtsarakstu departamentam adresēts iesniegums par vārda maiņu.

Viena mēneša laikā no iesnieguma saņemšanas dienas tiek izskatīts un pieņemts lēmums par atļauju mainīt vārda ierakstu.

Rakstveidā saņemtā atļauja mainīt vārdu/uzvārdu ir derīga 30 dienas. Tas nozīmē, ka iepriekš minētās darbības ir jāveic pirms pases nomaiņas.