Saskaņā ar tiesību normās noteikto personas apdrošināšanas stāžu līdz 1995. gada 31. decembrim apliecina ar dokumentiem, savukārt no 1996. gada 1. janvāra apdrošināšanas stāžu veido apdrošināšanas iemaksu periodi, kuru laikā persona bijusi obligāti sociāli apdrošināmā persona kā darba ņēmējs, par kuru veiktas vai bija jāveic apdrošināšanas iemaksas. Tas nozīmē, ka ieraksti darba grāmatiņā pēc 1996. gada 1. janvāra apdrošināšanas stāžu neapliecina.

Darba devēja pienākums ir iesniegt ziņojumus Valsts ieņēmumu dienestā (VID) par darba tiesisko attiecību uzsākšanu, darba tiesisko attiecību izbeigšanu un katras sociāli apdrošinātās personas ienākumiem un sociālās apdrošināšanas iemaksām. Savukārt VID sniedz ziņas Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrai (VSAA), lai  VSAA varētu reģistrēt katras personas apdrošināšanas periodu, apdrošināšanas iemaksu algu un uzkrāto pensijas kapitālu.

Periodā no 1996. gada 1. janvāra līdz 2010. gada 31. decembrim personām, kuras reģistrētas kā darba ņēmēji, apdrošināšanas stāžu veido mēneši, kuros veiktas vai bija jāveic apdrošināšanas iemaksas. 

No 2011. gada 1. janvāra pensiju apdrošināšanas gadījumā iemaksām ir jābūt faktiski veiktām. Tādējādi no 2011. gada 1. janvāra, ja darba devējs nav veicis obligātās iemaksas, darba ņēmējs, kurš sasniedzis vecumu, kas dod tiesības saņemt valsts vecuma pensiju, var pats veikt obligātās iemaksas pensiju apdrošināšanai.

Detalizētu informāciju par konkrētu periodu varat iegūt, vēršoties VSAA nodaļā.