Apstrādājot personu datus, pārzinim (fiziskai vai juridiskai personai, publiskai iestādei, aģentūrai vai citai struktūrai, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus un kuras vārdā tiek veikta datu apstrāde) ir jāievēro Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumi un jānodrošina, ka datu apstrādei ir tiesisks pamats. Proti, apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no regulas 6. panta pirmajā punktā minētajiem pamatojumiem:

• [datu subjekta] piekrišana;
• līguma izpilde;
• juridisks pienākums;
• sabiedrības intereses;
• vitālo interešu aizsardzība;
• leģitīmo interešu ievērošana.

Plašāk par to, ko nozīmē katrs no tiem, LV portāla skaidrojumā par personas datu apstrādes principiem.

Tātad personas piekrišana nav vienīgais iespējamais datu apstrādes pamats. Ja uz minēto datu apstrādi attiecināms kaut viens no regulas 6. panta pirmajā daļā minētajiem tiesiskajiem pamatojumiem, tad datu apstrāde ir likumīga. Ja nav attiecināms neviens no minētajiem pamatojumiem, datu apstrāde nav likumīga.

Svarīgs elements, izvērtējot, vai šāda datu apstrāde ir likumīga, ir mērķis, kādam plānots sarunas ierakstu izmantot. Uzņēmumam varētu būt leģitīmas intereses ierakstīt darbinieku telefonsarunas, piemēram, lai uzlabotu klientu apkalpošanas kvalitāti. Ņemot vērā parādu piedziņas specifiku, šim pakalpojuma sniedzējam varētu būt leģitīmas intereses ierakstīt telefonsarunu ar parādnieku, lai aizstāvētu savas intereses, piemēram, iespējamā civilprocesā tiesvedībā, protams, ievērojot visus personas datu apstrādes principus. Piemēram, darbiniekam ir jābūt informētam, ka telefonsarunas tiek ierakstītas, kādam mērķim tas ir nepieciešams, kurām personām būs piekļuve šiem ierakstiem, cik ilgi sarunu ieraksti tiks glabāti utt. Cita starpā informēšanas pienākums attiecas arīdzan uz personu, kuras teiktais tiek ierakstīts. Plašāk LV portāla skaidrojumā par personas tiesībām uz datu aizsardzību.

Vienlaikus Vispārīgā datu aizsardzības regula paredz izņēmumu, ka datu subjektu var arī neinformēt, ja informēšana varētu neļaut vai būtiski traucēt sasniegt apstrādes mērķus, piemēram, ja persona, zinot, ka saruna tiek ierakstīta, varētu uzvesties citādi un pierādījumi varētu netikt iegūti.

Jebkurā gadījumā parādu piedziņas uzņēmumam ir jāizvērtē mērķis, kādēļ tiek ieviesta sarunu ierakstīšana, un tas, vai šo mērķi nav iespējams sasniegt, īstenojot citus pasākumus vai apstrādājot personas datus mazākā apjomā, jāvērtē, vai ieguvumi ir būtiskāki nekā negatīvais efekts uz darbiniekiem un klientiem. Jāuzsver, ka regula nosaka datu apstrādes vispārīgos principus. Izpratne, kā šos principus dažādās situācijās piemēro, tikai veidojas. Izpratnes attīstībā nozīme būs, piemēram, uzraudzības institūciju atzinumiem konkrētās situācijās, kas tiek sagatavoti pēc pamatotu datu subjekta sūdzību saņemšanas, tāpat dažādu strīdu izšķiršanas praksei tiesās.

Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumus nepiemēro tādai personas datu apstrādei, kuru fiziska persona veic tikai personiskām vai mājsaimniecības vajadzībām, ar nosacījumu, ka tā nav saistīta ar profesionālu vai komerciālu darbību (regulas 2. panta otrā punkta “c” apakšpunkts). Ja sarunas ierakstu nav domāts apstrādāt un izpaust kādam citam, tad fiziska persona to drīkst veikt.