Termiņš papildatvaļinājuma izmantošanai nav saistīts ar kalendāra gadu vai dienu, kad darbinieks darba devējam lūdza piešķirt papildatvaļinājumu. Tiesības uz ikgadējo, kā arī papildatvaļinājumu rodas darbinieka individuālā darba gada sākumā, proti, tā gada, par kuru atvaļinājums piešķirams.

Darbiniekam ir tiesības, iesniedzot iesniegumu par papildatvaļinājuma par bērnu piešķiršanu un uzrādot attiecīgu dokumentu – bērna vai bērnu dzimšanas apliecību/-as, prasīt papildatvaļinājuma piešķiršanu tam izdevīgā laikā. Līdz ar to darba devējs darbinieka papildatvaļinājumus nav tiesīgs iepriekš plānot.

Lai nodrošinātu darbiniekam iespēju saņemt normatīvajos aktos paredzētās garantijas, darba devējam ir iespēja darba kārtības noteikumos ietvert gan ikgadējā atvaļinājuma, gan papildatvaļinājuma izmantošanas nosacījumus, tādējādi darot zināmas darbiniekam viņa tiesības.

Darba likuma 151. panta ceturtā daļa nosaka, ka ikgadējo apmaksāto papildatvaļinājumu par kārtējo individuālo darba gadu piešķir un izmanto līdz nākamā gada ikgadējam atvaļinājumam.