Ārkārtējās situācijas laikā, kad valstī ar katru dienu pieaug ar COVID-19 inficēto skaits, pašvaldībām ir būtiski nodrošināt pietiekamus piesardzības pasākumus savu darbinieku un sabiedrības veselības aizsardzībai, atbilstoši organizējot savu un savu iestāžu darbību, lai risinātu pašvaldības kompetencē ietilpstošos jautājumus. Ar mērķi pasargāt deputātus, iesaistītos administrācijas darbiniekus un privātpersonas no iespējamā inficēšanās riska ar COVID-19 ir izstrādāts ārkārtējās situācijā spēkā esošs regulējums, kas ļaus pašvaldībām domes un komiteju sēdes noturēt attālināti, ja, izvērtējot situāciju, šādu lēmumu pieņem domes priekšsēdētājs.
Vienlaikus jāuzsver, ka pieņemot šādu lēmumu domes priekšsēdētājam ir jāizvērtē, vai pašvaldības rīcībā ir atbilstošs materiāli tehniskais nodrošinājums, lai nodrošinātu sēdes videokonferences režīmā (ar attēla un skaņas pārraidi reālajā laikā), lēmumprojektu, atzinumu u.c materiālu nosūtīšanu elektroniski ne vēlāk kā trīs darbadienas pirms kārtējās sēdes vai trīs stundas pirms ārkārtas sēdes. Tāpat jānodrošina katra deputāta iespēja individuāli balsot par izlemjamiem jautājumiem.
Noteikta ir arī dokumentu parakstīšanas kārtība. Attālināti var tikt organizēta arī balsošana ar vēlēšanu zīmēm, ja ārkārtējās situācijas laikā tas ir nepieciešams. Vēlēšanu zīmes katram deputātam tiek nosūtītas elektroniski, bet aizpildīto zīmi deputāts nosūta uz norādīto elektronisko vietni balsu skaitīšanai un lēmuma paziņošanai.
Tehnoloģisko risinājumu ziņā pašvaldībām ir dota rīcības brīvība tos izvēlēties atkarībā no savām tehniskajām iespējām un deputātu prasmēm. Būtiski ir nodrošināt drošību, tostarp, deputātu autentifikācijai. Piemēram, lai reģistrētos dalībai domes sēdē, var izmantot lietvedības programmas piedāvāto autentifikāciju, savukārt, izmantojot e-risinājuma rīku (piemēram Microsoft Teams), pieteikumu par dalību attālinātā sēdē iespējams nosūtīt elektroniski domes priekšsēdētājam/ protokolētājam. Savukārt, savu balsojumu par izskatāmo lēmumprojektu domes sēdes norises vietā attālināti domes deputāts var apstiprināt elektroniskā balsošanā tiešsaistē lietvedības programmā; saskaņojot domes sēdes protokolu lietvedības sistēmā vai citā e-risinājuma rīkā; parakstot domes sēdes protokolu ar elektronisko parakstu.
